Auditportal.ru

Аудит Портал
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как импортировать данные с другого листа?

Импорт и присоединение электронных таблиц

Приложения рабочих таблиц, программы управления проектами и т.д. также являются особым видом таблиц. Возможность импорта таких файлов в Access 2002 была бы естественным дополнением. Access 2002 предоставляет такую возможность. Аналогичным образом, Access 2002 может работать со следующими форматами:

  • Файлы электронных таблиц Excel 2.x, 3.0, 4.0, 5.0, 7.0 (Excel 95), 8.0 (Excel 97), 9.0 (Excel 2000), 10.0 (Excel 2002);
  • Электронные таблицы Lotus 1-2-3 в форматах WKS, WK1, WK2, WRK3, WRK4.

Почти все приложения для работы с электронными таблицами позволяют экспортировать данные в один из этих форматов, поэтому этих форматов достаточно.

Access 2002 позволяет создавать таблицы в базе данных, импортируя их из электронной таблицы Excel. Можно импортировать как всю электронную таблицу, так и именованный диапазон ячеек этой таблицы. В процессе импорта можно также создать новую таблицу Access, содержащую все импортированные данные, или добавить данные в существующую таблицу Access. При добавлении данных в существующую таблицу заголовки столбцов в электронной таблице Excel (по крайней мере, для импортируемых столбцов) должны совпадать с названиями полей в этой таблице.

Импорт одной электронной таблицы из рабочей книги стал возможен начиная с версии Microsoft Excel 5.0 и более поздних. Если вы хотите импортировать только один рабочий лист из других файлов, содержащих несколько рабочих листов, вы должны сначала сохранить каждый рабочий лист в отдельном файле.

Правильная организация данных на импортируемом листе имеет решающее значение для того, чтобы импорт прошел гладко. На рис. 3.7 показано, как импортировать данные в базу данных, используя формат рабочего листа Excel. В приведенной таблице все названия полей отображаются в первой строке, а последующие строки содержат данные. Тип данных в каждой ячейке одного столбца должен быть одинаковым, а в каждой строке должны использоваться одни и те же поля. Таблица в рабочем листе максимально точно соответствует таблице Access, что позволяет упростить процесс импорта.

Рисунок 3.7. Электронная таблица Excel

Чтобы подготовить данные на рабочем листе к импорту, может потребоваться выполнить несколько предварительных действий.

  1. Запустите Microsoft Excel и откройте рабочий лист, из которого вы хотите импортировать данные.
  2. При необходимости добавьте заголовки столбцов над первой строкой импортируемого диапазона данных. Заголовки столбцов будут использоваться в качестве имен полей. Поэтому они не должны содержать полных стоп (. ), восклицательных знаков (!) или прямоугольных скобок ([]). Одно и то же имя не может быть использовано дважды. Если в заголовках столбцов присутствуют запрещенные символы или если заголовок используется более одного раза, при импорте данных появится сообщение об ошибке.
  3. Если вы не хотите импортировать все данные в электронной таблице, выделите нужный диапазон ячеек (и строку заголовка), затем выберите Вставка, Имя, Установить и присвойте имя выбранному диапазону. Сохраните рабочий лист и закройте Excel.
Читайте так же:
Как изменить размер области диаграммы / области графика / заголовка в Excel?

Ячейки, содержащие формулы, по которым были рассчитаны значения, будут импортированы в таблицу Access, только если формулы использовались для расчета значений.

Используя данные рабочего листа, теперь можно импортировать таблицу в Access 2002. Для этого:

  1. Запустите Access 2002 и откройте базу данных, в которую необходимо импортировать данные. Активизируйте окно База данных (Database), щелкнув по его заголовку левой кнопкой мыши.
  2. Выберите команду Файл, Внешние данные, Импорт (File, Get External Data, Import). Появится диалоговое окно Импорт (Import).
  3. Перейдите в папку, содержащую файл рабочего листа Excel. В раскрывающемся списке Тип файла (File of Type) выделите элемент Microsoft Excel (*.xls). Выделите имя файла и нажмите кнопку Импорт (Import) или просто дважды щелкните по имени файла левой кнопкой мыши. Запустится Мастер импорта электронной таблицы (Import Spreadsheet Wizard), первое диалоговое окно которого показано на рис. 3.8.
  4. Если необходимо импортировать весь рабочий лист, выберите переключатель листы (Show Worksheets). Если же предполагается импортировать именованный диапазон рабочего листа, то выберите переключатель именованные диапазоны (Show Named Ranges). В списке первого диалогового окна Мастера импорта электронных таблиц будут выведены имена рабочих листов или диапазонов, соответственно. На рис. 3.8 список объектов состоит только из одного наименования "Клиенты", т. к. импортируемая таблица имеет один рабочий лист.

Рис. 3.8. Первое диалоговое окно мастера импорта электронных таблиц

Рис. 3.9. Второе диалоговое окно мастера импорта электронных таблиц

Рисунок 3.10: Третье диалоговое окно мастера импорта электронной таблицы

Рисунок 3.11. Четвертое диалоговое окно мастера импорта электронных таблиц

Рисунок 3.12. Пятое диалоговое окно мастера импорта электронных таблиц

Перед тем как определить ключевое поле на основе одного из столбцов таблицы, убедитесь, что ячейки этого столбца содержат уникальные значения.

Если имя таблицы, которое вы ввели на последнем шаге мастера импорта рабочих листов, совпадает с именем существующей таблицы в базе данных, Access 2002 выводит диалоговое окно с вопросом, хотите ли вы заменить существующую таблицу новой или переименовать создаваемую таблицу.

При автоматическом определении типов данных полей для импортированной таблицы Access просматривает первые 20 строк импортированного диапазона ячеек. Например, если каждый столбец импортируемого диапазона содержит числовые данные, полю, соответствующему этому столбцу, будет присвоен один из подтипов числовых данных (выбор подтипа зависит от настроек форматирования рабочего листа Excel). Если первые 20 ячеек столбца содержат числа, а остальные — текст, Access не изменяет тип данных поля, но создает таблицу ошибок импорта, в которой каждая запись соответствует ошибке. По завершении процесса импорта, в случае возникновения ошибок, выводится сообщение об ошибке (Рисунок 3.13) и указывается имя таблицы ошибок импорта.

Таблица ошибок импорта (рис. Используя 3.14, можно найти отдельные записи, в которых есть ошибки, и исправить их. Исправление в рабочем листе Excel и повторный импорт данных — лучший вариант. После исправления ошибок удалите эту таблицу.

Импортированные таблицы появятся в окне базы данных. Откройте импортированную таблицу в режиме Таблицы, дважды щелкнув по ней. Это позволит убедиться, что результат соответствует ожиданиям.

Рисунок 3.13. Сообщение об ошибках импорта

Рисунок 3.14. Таблица ошибок импорта

Когда вы импортируете рабочий лист, вы можете узнать, какие типы данных полей были выбраны, открыв созданную таблицу в режиме конструктора окна База данных (рис. 3.15). В импортированных таблицах, в отличие от присоединенных, могут быть изменены все свойства полей.

Рис. 3.15: Импортированная таблица в режиме конструктора

Кроме того, Access 2002 позволяет пользователям связывать рабочие листы Excel с базами данных Access. С помощью этой функции вы можете работать с присоединенным рабочим листом Excel как в оригинальном формате Excel, так и в формате таблицы базы данных Access, причем делать это можно одновременно. Изменение структуры рабочего листа подчиняется тем же правилам, что и работа с присоединенной таблицей, то есть в режиме конструктора можно изменять только те свойства полей, которые связаны с отображением этих полей в таблицах Access. Если вы изменяете структуру таблицы или перемещаете ее в другую папку, необходимо обновить отношения с ней.

Связывание электронной таблицы Excel выполняется практически так же, как и импорт, за исключением того, что используется команда Связать таблицы. Мастер связывания рабочих листов аналогичен мастеру импорта, но не позволяет выбирать или изменять столбцы в рабочем листе.

Как ссылаться на данные с другого листа Гугл таблицы?

Как подтянуть данные из одного листа в другой в гугл таблицах?

  1. Откройте файл в программе Tables.
  2. Введите =IMPORTRANGE в пустую ячейку.
  3. Введите следующие параметры в круглых скобках, разделенные запятыми и заключенные в инвертированные запятые: URL таблицы в разделе Таблицы; .
  4. Нажмите Enter.
  5. Нажмите кнопку Открыть доступ, чтобы связать таблицы.

Как ссылаться на данные из другой таблицы?

  1. В нужной ячейке введите знак равенства (=), имя функции и левую скобку .
  2. На карточке Справка нажмите Ссылка на другую таблицу. В форме Ссылка на другую таблицу выберите нужную таблицу и укажите диапазон ячеек, содержащих данные, на которые вы хотите сослаться.

Как ссылаться на ячейку в гугл таблицы?

  1. Щелкните ячейку в электронной таблице, на которую вы хотите сослаться. Например, ячейка C7.
  2. Откройте контекстное меню (с помощью дополнительного щелчка: правой кнопкой мыши, Ctrl и т.д.)
  3. Прокрутите меню вниз и выберите пункт «Получить ссылку на эту ячейку».

Как ссылаться на данные с другого листа?

  1. Найдите ячейку, к которой вы хотите обратиться, и запомните, где она находится.
  2. Перейдите к нужному рабочему листу. .
  3. Откроется выбранный рабочий лист.
  4. Найдите и выберите ячейку, в которой должно появиться значение. .
  5. Введите знак равенства (=), имя рабочего листа с восклицательным знаком(!)

Как вставить ссылку на ячейку из другого листа Google Sheets?

Выберите или создайте таблицу. Выберите ячейку. Введите =, затем имя рабочего листа, восклицательный знак и номер ячейки, которую нужно скопировать, например, =Ark1! A1 или =»Лист номер два»!

Как взять значения ячеек из одного листа в другой?

  1. Щелкните в ячейке, в которую вы хотите ввести формулу.
  2. В строке формул введите = (знак равенства) и формулу, которую вы хотите использовать.
  3. Щелкните по ярлыку листа, на который нужно сослаться.
  4. Выберите ячейку или диапазон ячеек, на которые нужно сослаться.

Как импортировать данные из одной таблицы в другую?

Вызовите меню правой кнопки мыши, выберите Копировать, а затем выберите существующую таблицу. В свободной ячейке снова щелкаем правой кнопкой мыши и выбираем СПЕЦИАЛЬНАЯ ВСТАВКА. Когда все элементы управления будут оставлены на своих настройках по умолчанию и мы нажмем кнопку OK, таблица будет вставлена со всеми ее параметрами.

Как ссылаться на формулы?

  1. Щелкните по ячейке, в которую нужно ввести формулу.
  2. Введите = (знак равенства) в строке формул.
  3. Вы можете выбрать ячейку с нужным значением или ввести ссылку на нее. Вы можете ссылаться на отдельную ячейку, диапазон ячеек, местоположение в другой ячейке или в другой книге. .
  4. Нажмите клавишу Enter.

Как вставить столбцы из одной таблицы в другую?

Чтобы скопировать столбцы из одной таблицы и вставить их в другую, щелкните правой кнопкой мыши таблицу, из которой вы хотите скопировать столбцы, и нажмите кнопку Развить. Выберите вкладку с исходной таблицей и выделите столбцы, которые нужно скопировать. В меню Правка выберите Копировать.

Как создать правило в гугл таблице?

  1. Откройте файл в Google Электронных таблицах на своем компьютере.
  2. Выберите нужные ячейки.
  3. Нажмите на условное форматирование. Справа откроется панель инструментов.
  4. Создайте правило. Цвет. В разделе Формат ячеек укажите значения, при которых ячейки будут выделены цветом.
  5. Нажмите кнопку Готово.

Как объединить таблицы Гугл?

  1. Откройте файл в Google Электронных таблицах на своем компьютере.
  2. Выберите строки, столбцы или ячейки.
  3. В верхней части экрана нажмите Формат Объединение ячеек и выберите соответствующий параметр.

Как в гугл таблицах сделать абсолютную ссылку?

Чтобы преобразовать относительную ссылку в абсолютную, просто поставьте «$» перед буквой столбца и адресом строки, например $A$1.

Как ввести в формулу ссылку на ячейку другой книги?

Выберите ячейку(и), для которой(ых) необходимо создать внешнюю ссылку. Введите = (знак равенства). Перейдите в исходную рабочую книгу и нажмите на рабочую книгу, содержащую ячейки, которые вы хотите связать. Нажмите F3, выберите имя, которое вы хотите связать, и нажмите Enter.

Как установить связь между листами в Excel?

В ячейке, куда вы хотите вставить ссылку, поставьте знак равенства (как для обычной формулы), перейдите в исходную книгу, выберите ячейку, на которую вы хотите сделать ссылку, и нажмите Enter. Вы можете использовать инструменты копирования и автозаполнения для формул ссылок так же, как и для обычных формул.

Exceltip

Блог о программе Microsoft Excel: приемы, хитрости, секреты, трюки

Импорт данных с Excel книги, находящейся на веб-сайте

импорт данных из excel файла

Одной из наиболее распространенных задач для многих пользователей Excel является консолидация данных, которая предполагает сбор информации из различных источников. Существует ряд инструментов Excel, разработанных для удовлетворения этой потребности, начиная от инструментов прямой консолидации и заканчивая импортом данных из других источников. В качестве конкретного примера можно привести импорт данных из веб-рабочей книги Excel.

Один из читателей Exceltip.ru, Сергей, задал вопрос, который заставил меня задуматься. Вопрос заключался в следующем:

Как сделать так, чтобы книга обновлялась на моем компьютере на основе файла excel с какого-либо сайта?

Хотя в то время я не знал ответа, меня настолько заинтриговал этот вопрос, что я захотел разобраться в нем самостоятельно. В Excel, когда я пытаюсь импортировать данные с помощью стандартных инструментов, URL-адрес, описывающий путь к файлу в Интернете, не работает. Решение было найдено, но у этого решения есть серьезный недостаток: оно требует, чтобы запрашивающий данные человек имел права доступа к его файловой системе. Используя логин и пароль для каталога хостинга, где расположен сайт, подключаем сетевой диск, содержащий данные сайта (и книгу excel, данные из которой нужно импортировать, в том числе). Затем получаем данные из этой книги, как если бы файл Excel находился на нашем компьютере.

В сегодняшнем уроке мы будем импортировать данные с Excel файла, которые я предварительно разместил на своем хостинге, и который можно найти по адресу https://exceltip.ru/test/82-test-import.xlsx. Файл содержит небольшую выдуманную таблицу с двумя колонками.

импорт данных из excel книги

Итак, для начала о серьезном…

Подключение сетевого диска

Откройте File Explorer, перейдите в каталог Computer. Windows отобразит все подключенные в данный момент диски, как физические, так и сетевые. В панели управления Проводника найдите кнопку Подключить сетевой диск и нажмите ее.

подключить сетевой диск

Когда появится диалоговое окно Подключить сетевой диск, выберите вкладку Подключить к сайту, где можно хранить документы и изображения. Windows запустит мастер добавления сетевого расположения. Прочитав описание процесса, нажмите Далее. В следующем окне выберите Select another network location в разделе Specify where you want to create a network location. На третьем шаге нам будет предложено указать адрес FTP-сайта. TimeWeb — это хост, который я использую (никакой рекламы!) ()), мой FTP — ftp://fabula.timeweb.ru. Нажмите Далее.

Расположение сайта

В следующем окне мы должны указать имя соединения — это имя, которое будет отображаться в окне браузера как сетевое соединение. В этом же окне снимите флажок Анонимное подключение и в появившемся поле Пользователь укажите имя пользователя, используемое для подключения к хостингу.

Когда вы нажмете Далее, вы перейдете на последний экран мастера подключения сетевого узла, где отображается итоговая информация. Нажмите Finish, Windows попросит вас ввести пароль для входа на FTP-сервер, введите его и нажмите Log On.

вход на ftp сервер

В окне проводника вы увидите новый сетевой диск рядом с физическими дисками, который мы назвали exceltip. Если вы перейдете в каталог сайта, вы увидите файл, который мы разместили для импорта.

новый сетевой диск

Импорт данных с Excel файла

Следующий шаг — импорт данных. Для этого я воспользовался функционалом PowerPivot для Excel, о котором вы можете узнать в моих предыдущих статьях. Открываем книгу, куда мы планируем импортировать данные, переходим на вкладку PowerPivot и щелкаем по кнопке ОкноPowerPivot.

импорт данных из excel

В появившемся диалоговом окне PowerPivot for Excel перейдите на вкладку Главная в группе Получить внешние данные. Выберите Другие источники -> Файл Excel -> OK.

Откроется мастер импорта таблиц, в котором необходимо указать местоположение файла для импорта. Нажмите кнопку Обзор и выберите нужный файл из сетевой папки, которую вы добавили ранее. Нажмите Далее.

мастер импорта таблиц

Инструмент PowerPivot отображает все таблицы (листы), которые он нашел в файле. Чтобы выбрать нужный лист, нажмите кнопку Далее. Отобразится статус загрузки и количество строк, которые удалось передать. Нажмите Закрыть.

мастер импорта таблиц

В окне PowerPivot for Excel появится таблица с импортированными данными, которые теперь можно использовать в своих целях.

таблица с данными poverpivot

Сегодня мы рассмотрели импорт данных из файла Excel, расположенного на сайте. Описанный выше метод подходит только для людей, имеющих доступ к директории сайта, где находится нужный файл. Возможно, существуют и другие способы импорта данных, если у вас есть интересные методы, пожалуйста, не стесняйтесь описать их, я опубликую самые интересные из них в Интернете.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector