Auditportal.ru

Аудит Портал
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как искать контакты по состоянию в Outlook?

Как можно организовать управление контактами в Outlook

Как любой менеджер, работающий с большим количеством контактов, я хотел не терять информацию, быстро находить ее и оптимально управлять контактными данными, чтобы ускорить свою работу. Объявление, которое я сделал ниже, описывает то, к чему я пришел.

Многие люди не знакомы с дополнительными полями и функциями разработчика в контактах Outlook. Это отличная возможность пересмотреть базу данных контактов и управлять ею! Я приведу пример того, что я имею в виду.

Кроме отслеживания контактов, я хочу иметь все на одном экране:

  1. Кто отвечает за клиента
  2. Когда состоялась встреча
  3. Какие следующие шаги?

Поля на вкладке Разработчик контактов созданы. В обзоре контактов нет ничего ограничивающего: здесь и ваши потребности, и необходимые бизнес-процессы. В случае частого общения с клиентом поля могут помочь:

Мы указываем «способ контакта», «дату контакта», «интерес» и «результат», а также «дальнейшие действия».

Чтобы новые поля начинали работать с каждым новым созданным контактом, я попросил нашего разработчика сделать специальный макрос.

Следующие поля отображаются в открытом контакте Outlook:

1

Новые поля применяются только к корневой папке контактов и не распространяются на вложенные папки. Они отражаются в отдельно созданной вкладке «Взаимодействие с клиентами», которая называется «Взаимодействие с клиентами»:

2

Было удобно сохранить все контакты встреч с клиентами в новом формате, а контакты из ранее проведенных проектов и тренингов — во вложенных папках:

3

Сейчас я использую основные пару полей (ранее — больше): например, «Ответственный менеджер», «Средство связи», «Дата контакта»

4

В нем отражается различная информация:

  1. Кто менеджер клиента (первые инициалы фамилии и имени)
  2. Какой формат был встречи:
    1. Личная встреча
    2. Через Skype

    На одном экране отражается обзор всех основных полей, и нет необходимости специально заходить в контакт, чтобы сделать первые выводы по работе с клиентом.

    В целом моя работа с контактами заключается в следующем

    1. Проводя встречу с клиентом, я помещаю его контакт в корень основной папки «Контакты», присваивая соответствующую категорию (о них позже)
    2. Затем после продажи тренинга или консультационного проекта этому клиенту, если у меня есть более 5 контактов для этого клиента, я создаю отдельную подпапку (для удобства в будущем для написания общего письма или рассылки)
    3. После завершения работы подпапка переносится в «завершенные проекты». Где хранится.
    4. Когда мне нужно поделиться контактами с коллегами, мои контакты копируются в общую клиентскую папку, хранящуюся на сервере Exchange.

    Какие категории следует использовать?

    • Желтая категория контактов — с кем состоялись встречи
    • Зеленая категория — кто использовал нашу продукцию в течение определенного периода времени
    • Красная категория — кто отложил решение на некоторое время или отказался от него
    • Категория «Нет» содержит общие или нераспределенные контакты.

    5

    Контакт с полностью заполненным списком выглядит следующим образом:

    6

    7

    Используйте все имеющиеся в вашем распоряжении электронные инструменты. В результате инструмент становится очень гибким и может быть использован для управления информацией чрезвычайно полно. Потратьте время на освоение инструмента, которым вы пользуетесь, прежде чем изучать новый. Корпоративный мир скрывает так много ценных и интересных инструментов! Посетите наш тренинг «Управление временем в MS Outlook», чтобы узнать основы.

    Мы будем рады предоставить вам бесплатную консультацию и практический тест MS Outlook.

    Импорт контактов в Outlook

    Импорт контактов в OutlookНекоторые пользователи операционной системы Windows, а точнее ее официального пакета Microsoft Office, задают один простой вопрос. Как импортировать контакты в Outlook? Обычно, это требуется при переносе данных с компьютера на компьютер, или например, при переустановке Windows. Наш сайт по самостоятельному ремонту компьютеров решил написать пошаговую инструкцию, как правильно сделать импорт контактов в почтовой программе Outlook.

    Экспорт контактов в Outlook

    Эта инструкция универсальна, – прочитав ее до конца, вы увидите, как все просто. И сможете сделать перенос контактов в любой версии программы, – Outlook Express, 2003, 2007 и Outlook 2010. Главное, – просто внимательно прочитать статью.

    Чтобы импортировать контакты, их необходимо сначала экспортировать. Экспорт контактов из Outlook — простая процедура, давайте рассмотрим ее шаг за шагом. На самом деле, вам не нужно знать, где хранятся ваши контакты Outlook. Все можно сделать через программу.

    Как экспортировать контакты из Outlook

    Давайте узнаем, как скопировать контакты из Outlook. Откройте окно и войдите внутрь:

    Открываем пункт экспорт и импорт

    Выберите пункт «Экспорт в файл».

    Экспорт в файл

    В следующем пункте меню необходимо выбрать тип файла, значения которого разделены запятыми. Это формат файла CSV. Здесь вы можете сохранить данные в другом формате, но большинство людей останавливаются на общепринятом.

    файл с разделителями

    Выбираем папку с адресатами.

    выбираем контакты

    Мы указываем, куда сохранить файл, и сохраняем его.

    файл с разделителями

    Как импортировать контакты в Outlook

    Итак, у нас есть файл с данными программы. Давайте импортировать. Еще раз

    Выберите импорт из другого приложения или из файла.

    импорт из другой программы

    Мы импортировали соответствующий элемент, поскольку наши получатели сохраняются в формате CSV.

    выбор файла с разделителями

    Укажите путь, по которому находится файл. И импортируйте контакты.

    Указываем путь

    Если вы раньше уже импортировали данные, то скорее всего имеет смысл поставить галку “заменить дубликаты при импорте”. Теперь вы знаете, как скопировать и перенести контакты из Outlook. Читайте smartronix.ru!

    Вам также может быть интересно:

    Как зайти на сайт

    Комментарии (35)

    rinat90

    Спасибо. Рекомендации по перспективам были полезны.

    fyaka

    Спасибо. Все просто и понятно.

    Отличная статья! Если бы вы могли рассказать мне, как синхронизировать контакты Outlook и The Bat, я был бы очень признателен.

    Смарт-Троникс

    Импорт из Outlook в Bat. В почтовике The Bat раскройте верхнее меню “Инструменты” (в верхнем меню программы). Найдите и выберите пункт меню “Адресная книга”. В появившемся окошке: “Файл” -> “Экспорт в”. Далее, выбираем пункт “Разделенный запятыми (текст)” и указываем полный, куда нужно сохранить файл адресной книги. Не забудьте выбрать все нужные поля перед сохранением поставить «да» в нужных строках). Заполнять оставшиеся поля не нужно. Жмем OK.

    Находим сохраненный файл и переименовываем его расширение с .TDF на .TXT. Запускаем Outlook и открываем папку “Контакты”. Пости также, как и в The Bat – “Файл” -> “Экспорт и Импорт” -> “Импорт из другой программы или файла”. Нажимаем “Далее”. Указываем пункт “Значения, разделенные табуляцией (Windows)” в следующем окне и сохраяем при помощи кнопки “Далее”.

    Указываем путь к сохраненному файлу адресной книги с расширением .TXT и выбераем стандартную папку «Контакты» в качестве места, куда импортируется книга c контактами. Примените флажок в строке “Импорт в папку “Контакты” и воспользуйтесь опцией “Соответствие полей”, переместив соответствующие поля в правую колонку из левой колонки. Сохраняем изменения. Все!

    Управление контактной информацией в Outlook 2010

    Контактная информация в Outlook хранится в папке «Контакты». Используя эту информацию, можно, например, очень быстро создать сообщение электронной почты для нужного адресата (представленного в папке «Контакты») без необходимости вводить его адрес электронной почты вручную.

    Добавление записей в папку Контакты

    Контакт по терминологии Outlook — это лицо (или некоторое учреждение), с которым вы поддерживаете отношения (деловые или личные). Потому вы сочли нужным иметь соответствующую информацию в папке Контакты. (Информация по каждому контакту содержится в папке Контакты в виде самостоятельной записи.) Для добавления в папку Контакты новой записи выполните следующие действия.

    1. Запустить Outlook.
    2. В области навигации нажмите кнопку Контакты. При этом содержимое папки «Контакты» отображается в правой части окна Outlook. Существует несколько способов отображения информации, например, визитные карточки, карты, списки и т.д. Это изменение можно сделать из группы Текущий вид на вкладке Вид ленты.
    3. Выберите Новый контакт в группе Новый на вкладке Главная на ленте или используйте Ctrl+N. Отображается диалоговое окно, в котором можно ввести контактную информацию человека или организации, с которыми у вас есть отношения.
    4. В этом диалоговом окне введите нужную информацию в текстовые поля. В этом окне может отображаться несколько наборов информации. Вы можете переключаться между наборами, выполняя соответствующие команды в группе Вид вкладки Контакт ленты Контакт в окне Информация о контакте. Набор «Общие» содержит основную информацию о контакте. Набор Details содержит информацию о контакте, например, информацию о местонахождении контакта (отдел, место и т.д.), имя менеджера контакта и информацию о супруге контакта. Набор действий содержит информацию обо всех действиях, которые вы совершили по отношению к контакту (информация об отправленных и полученных от контакта электронных письмах, назначенных встречах и т.д.) Вводя как можно больше информации по каждому контакту в каждом наборе, вы сможете иметь подробную базу соответствующих данных.
    5. Когда вы закончите ввод и/или просмотр контактной информации, выберите Сохранить и закрыть в группе действий вкладки Контакт в окне Контактная информация.

    Если вы хотите удалить запись из папки Контакты, выделите ее, а затем выберите кнопку Удалить на вкладке Главная ленты окна Outlook. Выберите Удалить из контекстного меню, которое появляется после щелчка правой кнопкой мыши на записи.

    Поиск информации в папке Контакты

    В этой папке может быть много контактов. Часто бывает трудно найти среди них нужный контакт. Определение фамилии человека — это первый шаг в поиске информации о нем. В окне с информацией о контакте отображаются результаты (успешного) поиска.

    1. Нажмите кнопку Контакты в области навигации. При этом в правой части окна Outlook отображается содержимое папки «Контакты».
    2. В группе Поиск на вкладке Главная на ленте в поле Найти контакт введите фамилию искомого человека и нажмите Enter. Затем, если в списке контактов есть несколько человек с указанной фамилией, появится окно Выбор контакта (если в списке есть только один человек с определенной фамилией, сразу же появится окно с нужной информацией).
    3. Выберите нужный контакт и нажмите OK. Появится окно с информацией о нужном контакте.

    Как отправить контакту сообщение электронной почты

    Для того чтобы отправить электронное сообщение, щелкните нужный контакт в папке Контакты, например, этого специалиста по перерегистрации ooo, и выберите команду Email message в группе Communication на вкладке Home. При использовании этого способа появится знакомое окно создания сообщения электронной почты. Введите тему, затем сообщение и нажмите кнопку Отправить.

    голоса
    Рейтинг статьи
    Читайте так же:
    Как запросить доступ к чужому календарю в Outlook?
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector