Auditportal.ru

Аудит Портал
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как использовать командную кнопку для сохранения активного рабочего листа в виде файла PDF в Excel?

Как сохранить файл Excel в формате «только для чтения»

Если вам нужно поделиться с кем-то информацией из своей трудовой книжки — и убедиться, что эта информация останется целой и неизменной — существует несколько способов сделать это.

Отправка печатной копии

Печать на переплете — не очень практичный метод. Кроме того, если получатель находится далеко, вам придется воспользоваться услугами почтовой службы.

Отправка электронной копии в виде PDF-файла

Существует множество файлов PDF (PDF расшифровывается как «Portable Document Format»). Большинство компьютеров поставляются с программным обеспечением, позволяющим читать такие файлы. Файл * Экспорт * Создать документ PDF/XPS позволит вам сохранить книгу в формате PDF. Нажмите кнопку Создать PDF/XPS, чтобы открыть диалоговое окно Опубликовать как PDF или XPS. Нажмите на Параметры, чтобы отобразить дополнительные параметры. Здесь вы можете:

  • Выбрать страницы;
  • Указать данные для сохранения (выбранный диапазон, выбранные листы, вся рабочая книга);
  • Сохранить свойства документа и теги структуры документа для улучшения наглядности.

Перед сохранением воспользуйтесь представлением Excel Page Layout (View * Book View * Page Layout), чтобы увидеть, как именно будут разбиты страницы. На рис. 7.1 показан файл Excel, сохраненный в формате PDF в программе Adobe Reader.

Рис. 7.1. Программа Adobe Reader с PDF-файлом, созданным из книги Excel

Рис. 7.1. Adobe Reader с файлом PDF, созданным из книги Excel

Кроме того, Excel предоставляет возможность сохранять документы в формате XPS (XML Paper Specification). Разработанный компанией Microsoft, этот формат позволяет архивировать файлы. Помимо ограничения в один лист, этот формат не поддерживает изображения. Инструмент для просмотра файлов XPS устанавливается вместе с Windows. Пока этот формат не очень распространен.

Отправка MHTML-файла

Многие пользователи Excel не знают о существовании этого формата. MHTML очень точно представляет рабочую книгу Excel в виде одного файла, который можно открыть во многих браузерах, в частности в Internet Explorer, Opera и Mozilla Firefox (в последнем случае необходимо установить соответствующее дополнение). Используйте Файл ► Сохранить как, чтобы открыть окно Сохранить как. Затем выберите Веб-страница в одном файле (*.mht, *.mhtl) из раскрывающегося списка Тип файла.

Читайте так же:
Как извлечь текст между одинарными или двойными кавычками из ячеек в Excel?

Рис. 7.2. Книга Excel, сохраненная в формате MHTML и открытая в браузереG

Рисунок 7.2. Рабочая книга Excel, сохраненная в формате MHTML и открытая в браузере

Файл MHTML показан на рисунке 7.2 и открыт в Internet Explorer. Пример книги MHTML, сохраненной в Internet Explorer, показан на рисунке 7.2. Обратите внимание на вкладки с листами внизу. Вы можете создать книгу только для чтения в формате MHTML (правда, этот формат должен поддерживать только браузер получателя).

Программа Excel — способы сохранения и его параметры

В этом уроке вы узнаете, как использовать команды Сохранить и Сохранить как, а также как сохранить книгу в режиме совместимости с Excel 97-2003 и сохранить книгу как файл PDF.

Каждый раз, когда вы создаете новый документ Excel, вам необходимо знать, как его сохранить. Excel позволяет сохранять документы несколькими способами.

Чтобы использовать команду Сохранить как:

Команда «Сохранить как» позволяет вам выбрать имя документа и место, где его сохранить. Это полезно, когда вы только создали документ или хотите сохранить версию документа, оставив оригинал нетронутым.

  1. Кликните вкладку Файл.
  2. Выберите Сохранить как.
    Сохранить как в программе Excel 2010
  3. Появится диалоговое окно Сохранить как. Выберите место, где вы хотите сохранить книгу.
  4. Введите имя книги и нажмите Сохранить.
    Диалоговое окно Сохранить как
Чтобы использовать команду Сохранить:
  1. Кликните по команде Сохранить на Панели быстрого доступа.
    Сохранение книги
  2. Книга будет сохранена в том же месте, где она находится в данный момент и с тем же именем.

Когда вы впервые выбираете Сохранить, появляется диалоговое окно Сохранить Как.

Чтобы воспользоваться Автосохранением:

Excel сохраняет книги во время работы во временной папке. Вы можете восстановить автосохраненный файл, если забудете сохранить изменения или если Excel даст сбой.

  1. Открыть книгу, которая ранее была закрыта без сохранения.
  2. Перейдите на вкладку Файл и во всплывающем меню выберите Сведения.
  3. Если существуют автоматически сохраненные версии вашей книги, они отображаются в разделе Версии. Нажмите на файл, чтобы открыть его.
  4. Под лентой книги появляется желтое предупреждение. Чтобы восстановить эту версию книги, нажмите Восстановить, а затем нажмите OK.
Читайте так же:
Как легко выделить все объекты (картинки и диаграммы) в Excel?

По умолчанию Excel автоматически сохраняет книги каждые 10 минут. Вы не сможете автосохранить таблицу Excel, если вы не работали над ней более 10 минут или если у вас произошел сбой Excel.

Если вы не видите нужный файл или ищете файл, у которого нет предыдущих версий, вы можете просмотреть все автосохраненные файлы, щелкнув Manage Versions и выбрав Recover Unsaved Books в выпадающем меню.

Автосохранение Excel

Чтобы сохранить книгу в формате Книга Excel 97-2003:

Вы можете поделиться своими книгами с людьми, использующими Excel 2010 или 2007, поскольку они имеют одинаковые форматы файлов. Однако в более ранних версиях Excel используется другой формат файла. Поэтому, если вы хотите поделиться своей книгой с кем-то, кто использует более раннюю версию Excel, вам нужно сохранить ее в формате книги Excel 97-2003.

Сохранение файла в формате Excel 97-2003

  1. Перейдите на вкладку Файлы.
  2. Выберите Сохранить как.
  3. В раскрывающемся списке Тип файла выберите Книга Excel 97-2003.
  4. Выберите место, где вы хотите сохранить книгу.
  5. Введите имя книги и нажмите Сохранить.
Чтобы сохранить файл в формате PDF:

Сохранение в формате Adobe Acrobat Document, называемом PDF, может оказаться особенно полезным, если у получателей нет Excel или они не работают с ним. Можно сохранять документы в формате PDF, хотя редактировать их невозможно.

 Сохранение документа в формате PDF

  1. Перейдите на вкладку Файлы.
  2. Выберите Сохранить как.
  3. Выберите PDF в раскрывающемся списке Тип файла.
  4. Выберите место, где вы хотите сохранить книгу.
  5. Введите имя книги и нажмите Сохранить.

По умолчанию Excel сохраняет только активный лист. Если в книге несколько листов, и вы хотите сохранить их все в одном PDF-файле, нажмите кнопку Параметры. Откроется диалоговое окно Параметры. Выберите Все книги и нажмите OK.

Читайте так же:
Как найти и получить наибольшее значение по нескольким критериям в Excel?

Доступ к диалоговому окну Параметры

Сохраняйте документ чаше во время работы. Т.е. ввели некоторые изменения в документ — нажали на кнопку сохранить. Сделайте это привычкой.

Работа с макросами в Excel

Встроенный в Excel Visual Basic for Application (VBA) позволяет пользователям создавать макросы. Если вам часто приходится выполнять одни и те же операции в Excel, гораздо проще записать макрос или найти в Интернете готовый код макроса для выполнения определенных действий.

Во втором случае вы найдете макрос в виде кода VBA. Часто возникает вопрос: как добавить макрос в таблицу Excel и как его использовать.

Как включить макросы в Excel

Прежде чем использовать макросы, их необходимо включить. Нажмите кнопку «Файл» в левом верхнем углу и выберите из списка «Параметры».

Работа с макросами в Excel

В окне параметров Excel перейдите на вкладку «Настроить ленту», установите флажок «Разработчик» в правой части окна и нажмите «ОК».

В верхней части ленты появится новая вкладка «Программы». Здесь содержатся все команды, необходимые для работы с макросами.

Теперь разрешим использование всех макросов. Снова откройте «Файл» — «Параметры». Чтобы изменить настройки центра управления безопасностью, нажмите кнопку «Настройки центра управления безопасностью» в правой части окна.

Перейдите на вкладку «Параметры макросов», выделите «Включить все макросы» и нажмите OK. Теперь перезапустите Excel, закрыв программу и запустив ее заново.

Как вставить макрос в Excel

Важно понимать, что макросы могут быть вставлены в модуль, электронную таблицу, рабочую книгу или быть частью пользовательской формы.

Вставим код макроса в модуль

В одном случае вам может понадобиться объединить несколько ячеек в одну без потери данных. Возможно, вы знаете, что Excel объединяет ячейки, сохраняя только данные из верхней левой ячейки. Мы будем использовать код VBA для сохранения всех данных из объединяемых ячеек.

Если вы хотите открыть редактор VBA, выберите вкладку «Разработчик», а затем нажмите кнопку «Visual Basic». При желании вы также можете нажать клавиши Alt + F11.

Читайте так же:
Как изменить размер строки или ширины столбца в соответствии с текстом в Excel?

В левой части редактора, в окне «Проект», выделите мышью рабочую книгу. Рабочая книга — это ваш открытый документ Excel, в который вы хотите вставить макрос. В моем случае она называется «Книга1».

Выбранный элемент можно вставить с помощью опции «Вставить»-«Модуль» при нажатии правой кнопкой мыши.

В окне «Проект» появляется новая папка «Модули», а в ней наш первый модуль под названием «Модуль1».

Справа появится окно, в которое можно ввести код VBA. Используя комбинацию клавиш «Ctrl+V», я вставляю код, который объединит несколько ячеек без потери данных. Имя макроса — «MergeCell».

Код появится либо в заголовке редактора, либо в окне для его вставки. Это делается путем вставки кода в модуль и последующего изменения надписи на — «Modul1(Code)».

При нажатии «Ctrl+S» ваши изменения будут сохранены. Если вы используете Excel 2007 или выше, появится окно «Сохранить документ». Нажмите на раскрывающийся список «Тип файла» и выберите «Рабочая книга Excel с макросами».

Поместите макрокод в электронную таблицу.

Например, у нас есть выпадающий список. Нужно, чтобы при выборе нескольких значений из него значения появлялись в правых ячейках.

Откройте редактор VBA и в окне «Проект» выберите лист, если в рабочей книге их несколько, на котором будет выполняться макрос: «Лист1». Дважды щелкните по нему мышью.

Справа появится поле ввода. Обратите внимание, что мы вставляем код в рабочий лист, поэтому заголовок гласит «Sheet1(Code)». Изменения были сохранены, как описано выше.

Дважды щелкните «Эта рабочая книга» и вставьте код макроса в поле, появившееся после его выбора.

Создавать пользовательскую функцию

Например, создайте функцию, которая вычисляет НДС. Щелкните правой кнопкой мыши на рабочем листе в окне «Проект» и выберите «Вставить» — «Модуль».

В папке «Modules» второй модуль называется «Module2». Напишите код VBA в соответствующем окне и сохраните его, нажав «Ctrl+S». Будет создана функция под названием NDS.

Читайте так же:
Как изменить порядок рядов диаграмм в Excel?

Как запустить макросы в Excel

Теперь давайте посмотрим, как запустить все макросы, созданные ранее в документе Excel.

Пользователь запускает макросы, размещенные в модуле. Такой макрос объединяет несколько ячеек в одну без стирания данных.

Перейдите на вкладку «Разработчик», затем нажмите на «Макросы» после выбора ячеек, которые необходимо объединить.

Откроется диалоговое окно «Макрос». Выберите из списка имя макроса «MergeCell» и нажмите «Выполнить».

Этот макрос создает объединенные ячейки и сохраняет содержащиеся в них данные.

После вставки макроса в рабочий лист он будет выполняться автоматически в зависимости от действий пользователя. Я добавляю значения из выпадающего списка в ячейки справа с помощью макроса. Диапазон ячеек, в которых находятся выпадающие списки, вставлен в код.

Значение, которое я выбираю из раскрывающегося списка, теперь появляется в ячейках справа от ячейки, в которой находится список. Это означает, что макрос был запущен.

Кроме того, макрос, вставленный в рабочую книгу, выполняется автоматически, когда пользователь выполняет какое-либо действие с рабочей книгой, например, закрывает ее или сохраняет ее.

Если создается пользовательская функция, она также должна быть вставлена в документ как функция. У меня есть такая функция для расчета НДС.

В качестве примера примените его к ячейке A1 со значением «100». Ячейка, в которой появятся результаты, выделена. Затем нужно перейти в раздел «Формулы» и нажать на «Вставить функцию».

Откроется окно «Мастер функций». Выберите опцию «Категория» из выпадающего списка, затем выберите «Определяется пользователем». В разделе «Выберите функцию» выберите «NDS». Нажмите «ОК».

Затем я выделяю ячейку, для которой нужно рассчитать НДС, и нажимаю OK.

Включение макросов в документ Excel 2010 совсем не сложно. Надеюсь, вы также поняли, как вставить макрос в Excel и запустить его.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector