Auditportal.ru

Аудит Портал
2 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как изменить расположение архива по умолчанию в Outlook?

Архивирование элементов

Папки Outlook содержат элементы по мере их создания, подобно бумагам, накапливающимся со временем на вашем рабочем столе. Ваш собственный рабочий стол иногда приводится в порядок: документы, которые важны, но используются нечасто, просматриваются и откладываются в сторону; менее важные бумаги (такие как газеты и журналы) выбрасываются, в зависимости от их возраста, или складываются в большие коробки и забываются до лучших времен. Outlook, с другой стороны, переносит старые элементы в архивный файл.

В разделе "Вкладка Автоархивация" мы немного коснулись вопроса архивации элементов, но не достаточно полно описали, зачем необходима архивация, в чем преимущества периодического архивирования и т. д. Здесь же, помимо ответов на данные вопросы, мы более подробно рассмотрим процедуру автоматической архивации, "ручной" архивации, а также процедуру разархивирования элементов.

Для начала ответим на следующие вопросы:

  1. Архивирование необходимо в качестве превентивной меры, чтобы файлы не загромождались ненужными элементами и устаревшей информацией, что замедляет работу и затрудняет поиск нужных данных.
  2. Архивирование не уничтожает объекты (хотя такая возможность имеется), а просто перемещает их в другое место, пока они снова не понадобятся.
  3. Если в Outlook произошел сбой или вы переносите информацию с одного компьютера на другой, вы можете легко извлечь необходимые элементы из архива.

Перейдем теперь непосредственно к процессу архивирования элементов. Существует две стандартные процедуры: автоматическая архивация и "ручная".

Автоматическая архивация

При входе в диалоговое окно AutoArchive (Автоархивирование) задаются параметры.

Пример 17.5: Элементы самоархивации

Опции. Опция En.

Автоматическое архивирование. (Рисунок 17.8)

По умолчанию элементы Outlook архивируются каждые 14 дней. Этот процесс можно настроить на любую частоту или полностью отключить, сняв флажок.

Диалоговое окно Автоархивация

Рис. 17.8. Диалоговое окно автоархивации

Установка флажка Prompt before AutoArchive runs приведет к появлению специального диалогового окна, уведомляющего вас каждый раз при запуске AutoArchive.

По умолчанию Outlook удаляет просроченные письма, а не архивирует их. Вместо того чтобы удалять их, снимите соответствующий флажок, если вы предпочитаете архивировать их.

Кроме того, по умолчанию Outlook хранит все архивные элементы в специальном файле в папке C:WindowsLocal SettingsApplication DataMicrosoftOutlookarchive.pst. Согласно принципу работы Outlook, он создает резервные копии существующих элементов в таком месте, где при архивировании они не будут загромождать текущие массивы информации. Нажмите кнопку Обзор, чтобы создать новый архив или просто переместить его в другое место. и введите новое имя для архивного файла.

Кроме того, в разделе Параметры папки по умолчанию для архивирования можно указать дату, когда элементы будут навсегда удалены из архива, и указать Outlook автоматически удалять устаревшие элементы вместо их архивирования.

Внимание:

При архивировании текущая структура папок сохраняется в новом архивном файле. В папке, в которую помещены элементы в архивном файле, будет родительская папка, но ее элементы не будут скопированы. Соответственно, структуры папок для архивных файлов и личных папок идентичны.

Совет

После архивирования всех элементов Outlook размер архива Outlook не заставит себя долго ждать. Чтобы предотвратить рост архивного файла, периодически удаляйте бесполезные элементы (и элементы в папке «Удаленные»).

Читайте так же:
Как массово добавить всех / нескольких отправителей писем к контактам в Outlook?

После сохранения параметров диалогового окна Автоархивация необходимо указать, какие папки и элементы будут подвергаться автоматической архивации. Установка свойств автоархивации папки была подробно рассмотрена в разделе 7.3.4 "Вкладка Автоархивация", здесь же приведем лишь список значений для интервалов автоархивации, устанавливаемый по умолчанию для каждой папки Outlook, а также способ определения даты для отсчета этого интервала.

Тип элементаИнтервалДата архивации
Сообщение2 месяцаДата отправки или получения (более поздняя из двух) или дата/время последнего изменения
Встреча6 месяцевДата встречи или дата/время последнего изменения (более поздняя из двух)
Задача6 месяцевДата выполнения или дата/время последнего изменения. Задачи, не помеченные как выполненные, не подлежат автоархивации. Задачи, назначенные другим пользователям, архивируются, если они помечены как выполненные
Заметка3 месяцаДата/время последнего изменения
Запись в дневнике6 месяцевДата создания записи или дата/время ее последнего изменения
КонтактНетНе архивируется

Таблица 17.2.Интервалы элементов и дата подачи заявки

Замечание

Настройки по умолчанию не включают автоматическую архивацию в папках «Входящие», «Черновики», «Заметки» или «Контакты».

В большинстве случаев свойства автоматического архивирования, установленные для папки Outlook, применяются ко всем элементам в ней. Если вы не хотите архивировать элемент (например, историческое сообщение из вашего прошлого), вы можете указать специальный параметр, который отключит его автоматическое архивирование.

Пример 17.6: Запретить самоархивирование предметов

Диалоговое окно Свойства

Рис. 17.9. Диалоговое окно свойств

"Ручная" архивация

Ручное архивирование — это вариант, если автоматическое архивирование отключено или если вы хотите заархивировать документ раньше указанного времени.

Пример 17.7. "Ручная" архивация

Архивы. (рис. 17.10).

Архивируйте эту папку и все вложенные папки <Папка>.

Архивные элементы, созданные до <Дата

(Снять) Включить элементы с флажком "Не архивировать"

Диалоговое окно Архивация

Рисунок 17.10: Диалоговое окно архивации

Несколько комментариев.

  • Если кнопка Архивировать все папки выбрана в соответствии с настройками автоматического архивирования, они будут архивированы немедленно, независимо от автоматической задержки.
  • По умолчанию Outlook перемещает архивированные вручную элементы в тот же архив, что и автоматически архивируемые элементы. Вы можете создать новый архив или выбрать другой архив, нажав кнопку Browse (Обзор).

Разархивирование

Выше говорилось об архивации элементов Outlook, но иногда необходим обратный процесс — извлечение некоторой информации из файла архива (разархивирование). По сути, этот процесс напоминает импортирование файла (см. раздел 17.2.3 "Импорт элементов").

Пример 17.8 Разархивация элементов

>Файл > Импорт и экспорт.

Выберите нужное действие Импортировать из другой программы или файла

Выберите файл для импортирования Файл личной папки

Импортировать из файла := <Файл (.PST)>.

Не импортируйте дубликаты (не импортируйте дубликаты).

Импорт из папки «Архивные папки

Включение вложенных папок

Импорт в ту же папку в Личных папках

Несколько комментариев по поводу этого примера.

  • Для извлечения из архива не всех, а только конкретных элементов нажмите кнопку Обзор. появится одноименное диалоговое окно, аналогичное окну Фильтр, работа с которым рассматривалась в главе 16 "Поисковая система Outlook",
  • Для разархивации элементов в специальную папку ее необходимо сначала создать, а потом выбрать в раскрывающемся списке Импортировать в такую же папку в, либо, находясь в ней, установить переключатель Импортировать в текущую папку.
Читайте так же:
Как изменить браузер по умолчанию в Outlook?

Диалоговое окно Импорт личных папок, шаг Импортировать из файла

Рис. 17.11. Диалоговое окно Импорт личных папок, шаг Импорт из файла

Диалоговое окно Импорт личных папок, шаг Импортировать из папки

Рис. 17.12. Диалоговое окно Импорт личных папок, шаг Импорт из папки

Процедуры архивации и разархивации очень похожи на процедуры экспорта и импорта, но между ними все же есть различия. Сначала исходные файлы копируются в архивный файл, а затем удаляются из текущей папки. При экспорте исходные элементы копируются в файл экспорта, но не удаляются. Кроме того, архивировать можно только в файлы одного типа — файлы личных папок, а экспортировать — в файлы разных типов.

Как правильно настроить автоархивацию элементов почтового ящика Microsoft Outlook

Когда вы создаете и извлекаете элементы, размер вашего почтового ящика Microsoft Outlook увеличивается. Чтобы сохранить почтовый ящик управляемым, необходимо архивировать старые элементы, которые все еще используются, но редко. Кроме того, вам понадобится механизм, который автоматически обновляет архив и удаляет старые элементы. Инструмент автоматического архивирования выполняет эти функции.

По умолчанию автоархивирование включено и выполняется автоматически через заданные интервалы времени. При выполнении этого процесса старые и просроченные элементы удаляются из папки. Старый элемент — это элемент, достигший указанного возраста архивирования. В качестве примера можно привести сообщения, полученные вместе с заказами по проекту. Это сообщения и встречи, содержание которых устарело после определенной даты, например, встречи, проведенные несколько месяцев назад. Дата истечения срока действия не является обязательной, но ее можно установить в момент создания элемента и позже. Даты истечения срока действия зачеркиваются в названии элементов, которые больше не доступны.

Инструмент самоархивирования может сделать с элементами в папке одну из двух вещей: удалить элементы, срок хранения которых истек и которые не подлежат восстановлению, или архивировать старые элементы в архивный файл и удалить их. Архивный файл — это особый тип файла данных. При первом запуске автоматического архивирования архивный файл автоматически создается в папке C:Documents and Settingsanduser_name Local SettingsApplication DataMicrosoftOutlookArchive.pst. Если папка Local Settings не отображается, она может быть скрыта (информацию о просмотре скрытых папок см. в справке Microsoft Windows).

После первого архивирования элементов Microsoft Outlook вы можете получить доступ к заархивированным элементам непосредственно из списка папок Microsoft Outlook. При необходимости можно создать отдельные архивные папки для разных папок. Архивные папки продолжают использовать существующую структуру папок Microsoft Outlook. Можно архивировать элементы на основе родительской папки, но элементы родительской папки не будут включены в архив. Таким образом, и архивный файл, и почтовый ящик имеют идентичную структуру папок. После архивации папки остаются на месте, даже если они пусты. Как и при работе с элементами основного почтового ящика, архивирование элементов также возможно. При перемещении элементов из архива обратно в основной почтовый ящик можно импортировать все элементы в исходные папки (или любую другую выбранную вами папку), а можно скопировать или переместить отдельные элементы вручную.

Читайте так же:
Как изменить размер шрифта помеченного сообщения в списке рассылки?

Настройки автоархивирования делятся на глобальные настройки и настройки для отдельных папок. Глобальные настройки (или настройки по умолчанию) определяют, используется ли инструмент автоархивации и какие операции он выполняет по умолчанию для элементов во всех папках Microsoft Outlook, кроме папки «Контакты», где инструмент автоархивации не работает.

Поскольку индивидуальные настройки папок имеют приоритет над глобальными настройками, для разных папок можно установить разные параметры автоархивирования. Если для конкретной папки не задан параметр автоархивации, она не будет архивироваться. Параметры глобальных настроек и отдельных папок активны только для текущего почтового ящика. При необходимости элементы можно архивировать вручную.

Помимо настройки параметров автоархивирования для элементов почтового ящика, организации также могут указать свои политики хранения данных. Записи и элементы в организациях подчиняются политикам хранения данных, которые определяют продолжительность периодов хранения. Параметры автоархивирования менее важны, чем эти политики.

Периоды устаревания и даты, используемые при архивации элементов

По умолчанию для папок установлены следующие периоды устаревания:

  • Входящие, Календарь, Задачи, Заметки, Журнал, Черновики: 6 месяцев;
  • Отправлен, удален: 2 месяца;
  • Исходящие: 3 месяца.

Для созданных пользователем папок, содержащих элементы того же типа, что и папки Входящие, Календарь, Задачи, Заметки или Дневник, также применяется период устаревания в шесть месяцев.

Способ определения возраста элемента в Microsoft Outlook зависит от типа элемента:

  • Сообщения — дата отправки или получения или дата и время последнего изменения (последнее из этих трех значений)
  • Элементы календаря — дата встречи, события или собрания или дата и время последнего изменения (последнее из этих двух значений). Замененные элементы не архивируются автоматически
  • Задачи — дата завершения или дата и время последнего изменения. Задачи, которые не были помечены как завершенные, не архивируются автоматически. Задачи, назначенные другим пользователям, архивируются, только если они были отмечены как выполненные;
  • Заметки — дата и время последнего изменения;
  • Записи журнала — дата создания или дата и время последнего изменения;
  • Контакты — не архивируются.

Восстановление заархивированных элементов

  • Скопируйте все элементы в файле pst в исходные папки. В Microsoft Outlook выберите Импорт и экспорт в меню Файл.Выберите действие Импорт из другой программы или файла и нажмите Далее.Выберите Файл из домашней папки (.pst) и нажмите Далее.В разделе Импорт из файла измените имя по умолчанию (backup.pst) на имя архивного файла, из которого импортируются данные, и нажмите Далее.Щелкните папку, из которой импортируются элементы. При необходимости установите флажок Включать вложенные папки.Укажите, как обрабатывать дубликаты элементов.Включите радиокнопку Импортировать в ту же папку и выберите папки с тем же именем, что и папки, из которых импортируются элементы.Нажмите кнопку Готово.
  • В Microsoft Outlook выберите Импорт и экспорт в меню Файл.
  • Выберите действие Импорт из другой программы или файла и нажмите Далее.
  • Выберите «Файл личной папки (.pst)» и нажмите Далее.
  • В поле «Импорт из файла» замените имя по умолчанию (backup.pst) на имя файла, из которого вы хотите импортировать данные, и нажмите Далее.
  • Щелкните по папке, элементы которой вы хотите импортировать. При необходимости установите флажок Включить вложенные папки.
  • Укажите, как обрабатывать дубликаты элементов.
  • Активируйте радиокнопку Импортировать в ту же папку и выберите папки с тем же именем, что и папки, из которых импортируются элементы.
  • Нажмите кнопку Готово.
  • Скопируйте все архивные элементы из файла pst в новую папку. В Microsoft Outlook создайте новую папку, в которую вы хотите скопировать архивные элементы. В меню Go To выберите Folder List, затем щелкните новую папку в Folder List. В Microsoft Outlook в меню File выберите Import and Export. Выберите Импорт из другой программы или файла и нажмите Далее.Выберите Файл личной папки (.pst) и нажмите Далее.В поле Импорт из файла измените имя по умолчанию (backup.pst) на имя архивного файла, из которого вы импортируете данные. Нажмите на папку, элементы которой вы хотите импортировать. При необходимости установите флажок Включать вложенные папки. Укажите, как обрабатывать дубликаты элементов. Установите флажок Импортировать в текущую папку. Нажмите кнопку Готово.
  • В Microsoft Outlook создайте новую папку, в которую будут скопированы архивные элементы.
  • В меню Go To выберите Folder List, затем щелкните новую папку в списке папок.
  • В Microsoft Outlook в меню Файл выберите Импорт и экспорт.
  • Выберите Импорт из другой программы или файла и нажмите Далее.
  • Выберите «Файл личной папки (.pst)» и нажмите «Далее».
  • В поле «Импорт из файла» замените имя по умолчанию (backup.pst) на имя файла, из которого вы хотите импортировать данные. Нажмите кнопку «Далее».
  • Щелкните по папке, элементы которой вы хотите импортировать. При необходимости установите флажок Включить вложенные папки.
  • Укажите, как обрабатывать дубликаты элементов.
  • Установите флажок Импортировать в текущую папку.
  • Нажмите кнопку Готово.
  • Переместите отдельные элементы в файле pst в исходную или новую папку. В меню Go To выберите команду Folder List, щелкните раздел File Folders или щелкните имя другой папки, в которой хранятся архивные данные.Щелкните папку, содержащую элементы, которые вы хотите переместить.Выберите элементы, которые вы хотите переместить, и перетащите их в исходные папки в списке папок.
  • В меню Go To выберите Folder List, щелкните Archive Folders или щелкните имя другой папки, содержащей архивные данные.
  • Щелкните папку, содержащую элементы, которые вы хотите переместить.
  • Выберите элементы, которые нужно переместить, и перетащите их в исходные папки в списке папок.
Читайте так же:
Как запустить Outlook свернутым или свернутым в трей?

Архивация или удаление элементов с помощью средства автоархивации

  • Установка параметров автоматического архивирования по умолчанию, используемых для всех папок Microsoft Outlook — Автоматическое архивирование включено по умолчанию. Однако вы можете изменить настройки по умолчанию. В меню Инструменты выберите пункт Параметры, а затем перейдите на вкладку Дополнительно. Нажмите кнопку Автоматическая архивация. Установите флажок Автоматическое архивирование каждый n-й день и укажите, как часто вы хотите выполнять автоматическое архивирование. Выберите нужные параметры. Если вы хотите применить изменения ко всем папкам, нажмите кнопку «Применить эти настройки к папке сейчас». В этом случае настройки архива, установленные для каждой папки, не будут перезаписаны.

Изменения, внесенные в архивный файл в поле «Переместить старые элементы в папку», затронут все папки с опциями автоархивирования по умолчанию.

Выберите другой архивный файл в поле Файл архива, чтобы архивировать элементы в другом месте. Outlook автоматически создает архивный файл для элементов в выбранной папке.

Просмотр архивных элементов

В меню Go To выберите Folder List, а затем щелкните Archive Folders или имя любой другой папки, в которой хранятся данные архива.

Что делать если почтовый ящик полон в Outlook 2016

В Outlook 2016 есть ограничение на размер почтового ящика. После того как почтовый ящик заполниться почта не будет работать. Входящие письма не будут приходить а исходящие уходить. В программы вы увидите сообщение «Почтовый ящик полон». В этом случае необходимо создать архив. Сделать это достаточно просто давайте рассмотрим процесс создания архива в Outlook 2016.

Как сделать архив почтового ящика

И так у вас появилось сообщение о том что «Почтовый ящик полон». Для того чтобы заархивировать почту в Outlook 2016 заходим пункт «Файл».

Читайте так же:
Как искать электронные письма в подпапках в Outlook?

Почтовый ящик полон Outlook 2016

Выбираем раздел «Сведения» кликаем на пункт «Инструменты» и выбираем «Удалить старые письма».

Outlook 2016 удаление старых писем

В открывшемся окне «Архивация» выделяем почтовый ящик чтобы сделать архив всего ящика. Если этого не сделать вы сделаете архив только папки «Входящие». Так как по умолчанию всегда выделена эта папка. Выбираем до какого числа сделать архив. Лучше отмечать за 3-4 дня от текущей даты. Т.е если число 14 архив делаем до 10. Указываем названия архива «До 10.04.20» чтобы его было проще найти. И нажимаем ОК.

Архивация почты в Outlook 2016

Дальше необходимо зайти в папку «Файлы Outlook» и найти там архив. Процесс архивации занимает несколько минут. Когда размер архива перестанет расти значит архивация завершена.

Создания архива почты Outlook 2016

Откройте почтовый ящик и проверьте, сохранилось ли сообщение, затем вам нужно будет перезапустить Outlook. Вся почта была заархивирована.

Как добавить архив в Outlook 2016

Архив мы сделали, но теперь старые письма вы не увидите так они будут в архиве. Для просмотра сообщений из архива его нужно добавить в почту. Для этого заходим в меню «Файл» выбираем раздел «Открыть и экспортировать» и кликаем на «Открыть файл данных Outlook».

Как добавить архив в почту Outlook 2016

Выберите созданный ранее архив.

Архивирование почтового ящика

После чего он появиться в почте с названием «Архив». Если у вас много подключенных архивов то в них можно будет запутаться. По этому название архива лучше переименовать. Открываем свойства архива жмем на кнопку дополнительно, в открывшемся окне в поле имя дописываем «Архивы до 10.04».

Добавление созданного архива в почту Outlook 2016

В будущем будет легче искать в архивах.

Как переименовать архив в Outlook 2016

На этом процесс создания и добавления архива почтового ящика завершен. Как видите, архивировать почту очень просто. Вы даже можете научить пользователя, как это сделать.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector