Auditportal.ru

Аудит Портал
2 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как извлечь адреса электронной почты из почтовых папок в Outlook?

Как архивировать электронные письма в Outlook 2007, 2010, 2013, 2016

Каждый раз, когда вы используете свой почтовый ящик Microsoft Outlook, ваша папка входящих сообщений растет. В некотором смысле это похоже на то, как бумаги обычно скапливаются на вашем столе. Но что делать, когда эта куча становится настолько большой, что приходится с ней разбираться? В реальной жизни вы можете просмотреть каждый документ и оставить те, которые важны, а остальные выбросить. Этот же процесс можно повторить в Outlook.

Все без исключения версии Outlook поддерживают архивирование. Кроме того, в Outlook есть несколько вариантов архивирования элементов. Самый удобный способ — использовать функцию автоархивации для управления старыми сообщениями, встречами и задачами. Другой способ — архивировать вручную, перемещая сообщения в определенную папку. Самый быстрый способ сделать это — воспользоваться кнопкой «Архивировать» в меню Файл.

Помните, что в Outlook есть архивная папка по умолчанию, которую нельзя удалять. Архивирование электронной почты помогает поддерживать порядок в магазине, облегчая поиск старых сообщений и поддерживая порядок в папке входящих сообщений.

Ниже вы найдете ряд руководств, которые помогут вам архивировать элементы в Outlook. Давайте приступим!

Метод 1. Ручное архивирование сообщений одним действием

Этот метод является самым быстрым способом перемещения одного или нескольких сообщений в архивную папку. Эти архивные файлы по-прежнему будут доступны через окно поиска или при ручном переходе в архивную папку. Архивные элементы также можно просматривать на мобильных устройствах, зайдя в папку архива. Вот краткое руководство о том, как вручную архивировать элементы в Outlook 2016:

  1. Откройте Outlook и выберите одно или несколько сообщений в папке « Входящие» или в любой другой папке.
  2. Щелкните значок « Архив» внутри группы « Удалить ». Значок архива отображается только внутри ленты в Outlook 2016.

Примечание. Вы также можете нажать клавишу Backspace, чтобы добиться того же результата.

Примечание. Папка «Архив» создается автоматически, даже если вы никогда не использовали ее раньше. Если вы не видите папку «Архив», выберите «Файл»> «Учетная запись Office»> «Параметры обновления» и нажмите « Обновить сейчас» .

Метод 2: использование функции автоархивации

Автоархивирование — это функция в Outlook, которая автоматически архивирует элементы. Можно запрограммировать функцию регулярного архивирования. Функция архивирования доступна во всех версиях Outlook. В Outlook 2010 и более поздних версиях функция AutoArchive по умолчанию отключена.

Когда включена функция автоматического архивирования, пользователи могут задать свойства для каждой папки, которую они хотят архивировать. Когда вы архивируете письмо, оно перемещается в другой файл PST и больше не будет доступно в основном файле PST. Ниже приведено краткое руководство по включению и использованию автоархивирования:

Как включить и настроить автоархивирование
  1. Чтобы включить автоматическое архивирование, перейдите в меню «Файл» > «Параметры». Как только вы окажетесь в настройках Outlook, нажмите на вкладку «Дополнительно», чтобы получить доступ к ней, затем нажмите на «Параметры автоархивации».

Примечание. В Outlook 2007 и более ранних версиях вы можете найти параметры автоархивации в Инструменты> Параметры> Другое .

После включения и настройки автоархивации его работа будет выполняться автоматически. Вы можете убедиться, что она работает, проверив, заполняется ли папка «Архивы».

Настройка свойств автоархивации для отдельных папок

После настройки AutoArchive вы можете добавить дополнительный уровень контроля, задав определенные свойства для каждой папки. Для таких папок, как «Удаленные» или «Спам», свойства автосохранения обычно отличаются от свойств основной папки электронной почты.

Примечание. Если вы не установите отдельные параметры автоархивирования для папки, она будет автоматически использовать глобальные параметры автоархивирования, указанные выше.

Ниже приводится краткое руководство по настройке различных свойств автоматического архивирования папок:

    Щелкните правой кнопкой мыши папку, которую вы хотите обработать, и выберите « Свойства».

Примечание: имейте в виду, что эти настройки не будут применяться ни к одной из подпапок этой конкретной папки. Вам нужно будет изменить каждую из них.

Метод 3: архивирование писем вручную с помощью инструментов очистки

Однако если вы не предпочитаете автоматизацию, существует промежуточное решение, которое можно использовать для массового архивирования с еще большим контролем. С помощью этого метода можно архивировать всю папку и ее вложенные папки. В качестве альтернативы вы можете архивировать их самостоятельно и выбрать место, где вы хотите их сохранить, не дожидаясь, пока сработает автоархивация. Вот что вам нужно сделать:

    Щелкните вкладку « Файл », затем перейдите к « Информация» и разверните раскрывающееся меню « Инструменты очистки». В раскрывающемся меню выберите Архивировать .

В течение нескольких минут вы заметите, что некоторые письма будут перенесены из папок по умолчанию в запечатанный файл pst.

Примечание Заархивированный файл должен стать доступным в Outlook в виде папки. Если вы его не видите, перейдите в «Файл» и нажмите «Открыть и экспортировать». После нажатия кнопки «Открыть файл данных Outlook» вы увидите свои данные. Чтобы открыть архив, нажмите кнопку «ОК» в папке, которая его содержит.

Папки в Outlook отображаются на английском языке

Папки в почтовой программе Outlook отображаются на английском языке. Например, вместо «Входящие» — Inbox, вместо «Отправленные» — Sent Items и так далее.

Причина

Это возможно, если вы запускаете Outlook с настройками английского языка Windows. Настройки программы сохраняются и не сбрасываются автоматически.

Проблема также может быть на стороне почтового сервера и должна быть устранена.

Решение

Варианты решения могут немного отличаться, если вы используете сервер Exchange или Dovecot. Давайте рассмотрим все доступные варианты.

1. Сброс настроек ключами resetfoldernames/resetfolders

Если на компьютере установлен Outlook, найдите файл запуска. Например, для:

  • MS Office 2010 — это C:Program FilesMicrosoft OfficeOffice14.
  • MS Office 2013 — C:Program FilesMicrosoft OfficeOffice15.
  • MS Office 2016 — C:Program FilesMicrosoft OfficeOffice16.

Откройте командную строку Windows и перейдите к найденной папке:

cd "C:Program FilesMicrosoft OfficeOffice15"

* В этом примере мы открыли папку Office 2013.

Теперь запустите перспективу с помощью параметра resetfoldernames :

Если это не поможет, закройте Outlook и откройте его снова с помощью команды:

2. Если Outlook подключается к Exchange Server

а) Настройка языка в Outlook Web App

Открываем в браузере Outlook Web App — обычно, это адрес почтового сервера + /ecp/. Также, открыть страницу настроек можно из OWA, кликнув в правом верхнем углу ПараметрыПоказать все параметры:

В открывшемся окне перейдите в Настройки — Региональные — выберите нужный язык и установите флажок Изменить имена папок по умолчанию на ..:

б) Задаем региональные настройки с помощью Powershell

Откройте консоль Powershell для управления MS Exchange от имени администратора на сервере и выполните следующую команду.

Get-mailbox "Иванов Иван Иванович" | Set-MailboxRegionalConfiguration -LocalizeDefaultFolderName:$true -Language "ru-RU"

* где Иванов Иван Иванович — ФИО пользователя, под учетной записью которого наблюдаются проблемы с отображением папок (вместо ФИО можно использовать логин).

в) Сброс настроек для папок Outlook (после а и б)

Если варианты a и b не решили проблему, выполните сброс папок/папок, который описан в пункте 1 настоящего руководства.

3. Пересоздание почтового профиля

Перейдите к настройкам почтового профиля. Вам необходимо войти в панель управления (команда control) — Учетные записи пользователей — Почта (32 бит).

В открывшемся окне нажмите Показать:

Удалите профиль и создайте новый с настройками подключения (все сообщения останутся на сервере/компьютере).

4. Настройка сервера Dovecot

Если мы подключаемся к IMAP/POP-серверу Dovecot, мы должны настроить пространство имен последнего — inbox. Для этого необходимо задать русскоязычные папки непосредственно в конфигурационном файле.

Подробные инструкции по настройке папок на русском языке в Outlook есть в инструкции по настройке почтового сервера в CentOS 8.

В чем была проблема?

Сообщите другим людям, удалось ли вам решить проблему. Что помогло:

Как настроить папки и фильтры в Outlook

В первую очередь — настоятельно рекомендуется использовать почтовый клиент Outlook для работы с почтой. Это гораздо удобнее и эффективнее чем работать с почтой через браузер.

После настройки электронной почты следует создать папки и фильтры, чтобы ваши сообщения всегда были упорядочены, и вы никогда не пропустили ни одного письма.

Создание папки

Чтобы добавить новую папку, выполните следующие действия.

  • Щелкните правой кнопкой мыши список папок в левой части рабочего пространства и выберите Создать папку.

  • В поле Имя введите имя для папки, например, если создаете папку для писем из JIRA, название папки будет JIRA — и нажмите клавишу ВВОД.

Создание правил фильтрации

Письма от Jira, Confluence, HipChat

Перейдите на вкладку Файл -> Управление правилами и оповещениями -> Создать.

  • Выберите шаблон Переместить в папку для всех сообщений от определенного получателя.

  • Нажмите на подчеркнутое значение и введите сообщения: введите адрес, например jira@corporation.corp.

  • Укажите правило Переместить их в папку Jira.

Нажмите «Далее».

Оставьте шаги Условия выбора, Действия и Исключения без изменения.

На последнем шаге введите название правила, поставьте галку в чекбокс «Выполнить это правило…«, если хотите чтобы правило применилось к уже загруженной почте и проверьте, чтобы стояла галка «Включить правило«. Нажмите кнопку Готово для завершения создания правила.

Выполните эти действия для электронных писем от других бизнес-инструментов. Аналогичным образом можно сортировать письма людей по отдельным папкам, добавляя их адреса электронной почты в новое правило.

Как собрать уведомления в отдельной папке

Ваш адрес электронной почты будет включен в письма, которые вы получаете, когда кто-то комментирует вашу задачу или упоминает вас в статье или комментарии в Confluence. Обязательно заведите отдельную папку для таких писем и сразу же просматривайте их!

Аналогично описанному выше, но к стандартным правилам выбора сообщений из определенных почтовых ящиков нужно добавить несколько условий:

Установите флажки Из <публичных адресов или группы> и Содержит <текст> в тексте сообщения.

  • Задать в поле и содержащее <текст> в тексте сообщения необходимые ключевые слова, например, чтобы собрать комментарии из JIRA, напишите «прокомментировал» и нажмите кнопку Добавить. Слово перенесется в список поиска.

    Если с указанного адреса получено сообщение, укажите, какие действия должны быть предприняты. Переместить их в папку *имя> должно быть проверено.

    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector