Auditportal.ru

Аудит Портал
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как конвертировать заметки в текстовые файлы в Outlook?

Как конвертировать файлы OST в PST (пару простых вариантов преобразования)

iz-fayla-ost-v-pstДоброго времени суток!

Тема сегодняшнего утра относительно узкая: данные в файлах OST и PST (Microsoft Outlook хранит данные в этих файлах), а точнее их конвертирование.

👉 Для справки!

Конвертация из формата OST в PST может потребоваться, если вы хотите создать резервную копию почтовых данных или перенести сообщения на другие клиенты (OST — это отдельный файл данных Outlook, PST — это файл локальных данных).

*

Справиться с этой операцией обычными средствами Windows почти невозможно из-за ее «нюансов».

Кроме того, использование Microsoft Outlook часто приводит к осложнениям, из-за которых трудно говорить о правильном «поведении» автономных файлов (OST) при работе с ними. Одним из препятствий является невозможность аутентификации клиента на сервере Exchange или на контроллере домена Windows.

Когда вы столкнулись с этой дилеммой, вам необходимо программное обеспечение для конвертации, которое поможет вам перенести все из OST в PST. Какие из них вы можете использовать.

Пару вариантов приведу ниже 👇.

👉 Вариант 1

Этот конвертер довольно прост в использовании, интуитивно понятен и работает на всех устройствах (Windows, Android и т. д.).

Кроме того, на устройстве не обязательно проходить авторизацию в Windows Domain Controller, и иметь установленную копию Microsoft Outlook. Почти универсальный вариант?! 👌

Как это происходит:

  1. Нажмите на кнопку «Выбрать OST файл» на странице сервиса и укажите OST файл на вашем диске (см. скриншот ниже);
  2. Введите ваш рабочий email;
  3. Нажмите на кнопку «Далее»;
  4. Затем оплатите услугу и загрузите преобразованный PST файл на ваш ПК.

Скриншот с сайта OSTtoPST.online

Скриншот с сайта OSTtoPST.online

С какими OST-файлами позволяет работать служба:

  1. В формате Unicode (Outlook 2007+)
  2. В формате ANSI (Outlook 97-2003, размер файла до 2 ГБ)
  3. Все файлы OST, созданные с помощью Microsoft Exchange Server
  4. Зашифрованные файлы OST
  5. Файлы OST, созданные с помощью 32- и 64-разрядных версий Microsoft Outlook.

👉 Вариант 2

Этот инструмент не такой комплексный, как вышеупомянутый онлайн-сервис, но он может конвертировать OST-файлы любого размера (и в любом количестве). При условии, что на вашем компьютере установлена операционная система Windows и текущая версия Microsoft Outlook.

Читайте так же:
Как импортировать или вставлять подписи HTML в Outlook?

Что касается интерфейса и работы в целом: то здесь все как нельзя просто. После установки и запуска утилиты — вам останется только указать OST файл и согласиться на его преобразование. Пример на скрине ниже. 👇

Offline OST to PST file converter — скриншот окна программы

Автономный конвертер файлов OST в PST — Скриншот окна программы

  1. Поддержка файлов OST любого размера;
  2. Преобразование файлов OST в формат ANSI (Outlook 97…2003) и UNICODE (Outlook 2007+);
  3. Возможность работы с поврежденными файлами OST (конечно, результаты в этом случае могут сильно отличаться);
  4. Возможность преобразования зашифрованных файлов OST (и даже защищенных паролем!);
  5. Не требуется авторизация на Microsoft Exchange Server и Windows Domain Controller;
  6. Предварительный просмотр содержимого файла OST.

Инструмент довольно универсален, поэтому вы можете использовать его практически с любым OST. Я рекомендую вам познакомиться с ним поближе!

Импорт и экспорт элементов

Мы рассмотрели самые простые способы сохранения элементов Outlook в виде файлов стандартных типов. Однако иногда необходимо перенести данные из Outlook в другое приложение с наименьшей потерей данных или в программу, которая вообще не поддерживает стандартные форматы. Что делать в этом случае?

Outlook также может решить эту проблему. С помощью специальных конвертеров статью можно сохранить в формате конкретного приложения с наименьшими потерями информации. Конвертеры Outlook довольно обширны и охватывают практически все популярные приложения для управления информацией. Процесс преобразования элемента Outlook в элемент другого приложения называется экспортом, и наоборот, преобразование из приложения в Outlook называется импортом.

Таблица типов

В таблице 17.1 перечислены типы файлов, которые можно экспортировать и импортировать при использовании Outlook. В этой главе подробно рассматривается процедура импорта и экспорта.

ПрограммаРасширениеИмпортЭкспорт
Microsoft Schedule+ 1 .0calДаНет
Microsoft Schedule+ 7xscdДаНет
Microsoft Schedule Plus Interchangesc2ДаНет
Microsoft Mail FilemmfДаНет
Microsoft Outlook Personal Folders filepstДаДа
Microsoft Outlook Personal Address BookpabДаДа
Microsoft Internet Mail (IE 3.02)pstДаНет
Microsoft Outlook ExpressДаНет
ACT! 2.0, 3.0, or 4.0 for WindowsdbfДаНет
ECCO3.0, 3.01,3.02, or 4.00ecoДаНет
Eudora Light (1.54 or 3.0.1)ДаНет
Eudora Pro 2.2, 3.0, or 3.0.1ДаНет
Netscape Mail 2.02, 3.0, or 3.01ДаНет
Netscape Messenger 4.0ДаНет
Lotus Organizer 2.1, 97, 97GS/4.1, and 5.0org — org5ДаНет
Comma Separated Values (MS-DOS)CSVДаДа
Comma Separated Values (Windows)CSVДаДа
Tab Separated Values (MS-DOS)txtДаДа
Tab Separated Values (Windows)UtДаДа
(calendaricsДаНет
VcalendarvcsДаНет
VcardvcfДаНет
Microsoft AccessmdbДаДа
Microsoft ExcelxlsДаДа
Microsoft FoxProdbfДаДа
DBASEdbfДаДа
Читайте так же:
Как изменить размер шрифта тем в списке рассылки Outlook?

Таблица 1 7, 1. Типы файлов, поддерживаемых Outlook

Некоторые приложения не поставляются с установленными по умолчанию конвертерами, что приводит к появлению предупреждающего сообщения при попытке экспортировать элемент в этот формат. Оно установит недостающий компонент, если вы согласитесь с ним.

Вы можете проявить изобретательность и конвертировать Outlook сначала в стороннее приложение В, которое поддерживает нужный формат, если в Outlook нет конвертера. Затем вы можете преобразовать его в нужное приложение с помощью этого приложения. Например, Outlook не поддерживает формат Lotus 1-2-3, но вы можете добиться желаемого результата, используя приложение Excel, которое поддерживает Lotus.

Экспорт элементов

Давайте рассмотрим конкретный пример экспорта информации. Типичный случай в этой ситуации — перемещение списка контактов из Outlook в другие приложения Microsoft Office (Excel или Access) для более детальной работы с ними в этом приложении. Предположим, что в нашем случае это Excel.

Пример 17.3: Экспорт элементов Outlook

( Запускается мастер импорта и экспорта (рис. 17.5).

Выберите необходимое действие Экспорт в файл Далее

Создайте файл Microsoft Excel следующего типа (рис. 17.6).

Выберите папку для экспорта «Контакты» Далее

Папка <Имя папки>

Имя файла := Контакты

Экспорт "Контакты" из папки "Контакты"

Мастер импорта и экспорта

Рисунок 17.5 : Импорт/экспорт ассистента

Диалоговое окно Экспорт в файл

Рис. 17.6. Диалоговое окно экспорта в файл

Мы прервем формальный обзор мастера экспорта и импорта, чтобы объяснить работу с диалоговым окном Map Custom Fields. В левой навигации (From) вы можете увидеть все поля для каждого контакта. Если нажать кнопки *Назад и Далее>, можно просмотреть все контакты, а точнее, все значения полей для контактов. Этот список (С) показывает, какие поля будут отображаться в электронной таблице Excel (и их порядок). По умолчанию отображаются все поля. Естественно, это не всегда удовлетворяет пользователя, поскольку большинство полей контактов не всегда заполнены, но они все равно будут отображены.

Читайте так же:
Как изменить время отслеживания по умолчанию в Outlook?

Чтобы изменить способ отображения полей, нажмите кнопку Очистить карту, чтобы удалить все поля из списка справа. Чтобы восстановить все поля, нажмите Карта по умолчанию. Теперь, когда список справа пуст, мы можем добавить обязательные поля для связи. Это можно сделать, выбрав один из элементов в левом списке и перетащив его в правый список, удерживая левую кнопку мыши. Таким образом, все необходимые поля могут быть перемещены. Чтобы удалить поле из списка, сделайте обратное: переместите поле из правой части списка в левую. Порядок размещения полей в соответствующем блоке определяет положение информации в экспортируемом файле. Вы можете изменить положение поля, вставленного в правый список, перемещая его по списку.

Нажмите кнопку OK, чтобы вернуться в режим мастера экспорта после указания полей в диалоговом окне Matching Fields. После нажатия кнопки Готово появится диалоговое окно Импорт и экспорт, в котором будет показан процесс преобразования элемента. Как только элемент будет преобразован, диалоговое окно исчезнет, что означает, что Мастер выполнил свои задачи. После создания файла вы можете открыть его и проверить точность правил преобразования, установленных Мастером.

Примечание

Формат разделенных значений — это еще один вариант, помимо преобразования элементов в формат некоторых приложений. У этого формата есть несколько преимуществ, включая тот факт, что большинство программ поддерживают его, а также то, что сторонние приложения могут изменить его на свой собственный формат с помощью разделителей (запятых или знаков табуляции). Так, например, Outlook не может экспортировать элементы в Microsoft Word, но преобразование их в формат Text с разделителями позволяет текстовому процессору прочитать созданный файл и самостоятельно преобразовать его в более удобный формат.

Импорт элементов

Процесс импорта можно сравнить с экспортом, то есть данные из некоторого файла переносятся в базу данных Outlook. Посмотрите, как файл Contacts.xls реверсируется в папку Outlook. Для этого создайте специальную папку, например ImportContacts, в которую будет помещена информация из файла Excel.

Пример 17.4 Импорт объектов

>Файл > Импорт и экспорт. (Запустится мастер импорта и экспорта)

Читайте так же:
Как найти и заменить текст темы в сообщениях или задачах в Outlook?

Выберите нужное действие Импорт из другого приложения или файла

Выберите файл для импортирования Microsoft Excel

Папка <имя папки>.

Файл Контакты, xls

Разрешить создание дубликатов (рис. 17.7) Следующий

Выберите папку назначения ImportContact Далее

Импорт "Контакты" в папку "ИмпортКонтакты"

Диалоговое окно Импорт файла

Рисунок 17.7: Диалоговое окно «Импорт файлов

Некоторые комментарии по этому примеру

Вам следует дважды подумать, прежде чем выбрать один из трех переключателей D в диалоговом окне Импорт файла, если папка, в которую вы собираетесь импортировать файл, уже содержит похожие данные:

  • Замените дубликаты импортированными элементами. Выберите этот параметр, если данные в импортированном файле новее, чем данные в папке Outlook;
  • Разрешить дубликаты. Это значение установлено по умолчанию. В этом случае после завершения процедуры импорта можно открыть папку и вручную изменить или удалить копии данных. Этот режим является самым безопасным, но в то же время обработка данных занимает в несколько раз больше времени;
  • Не импортируйте дубликаты. Выберите это значение, если некоторые данные в папке важнее, чем данные, содержащиеся в импортируемом файле.

Причина, по которой мы создали специальную папку для контактов, заключается в том, что если вы скопируете те же поля при экспорте контактов, информация либо будет потеряна, либо вы получите вдвое больше контактов при импорте файла.

Во-вторых, как и в случае экспорта, пользователь может выбрать поля таблицы Excel для импорта. Помимо кнопки Match Fields, которая необходима для изменения сопоставления полей, в этом же диалоговом окне есть кнопка Change Destination. При нажатии на эту кнопку откроется диалоговое окно Выбор папки, в котором можно изменить папку назначения для импортируемой информации.

После импорта файла вы можете просмотреть результат, открыв папку ImportContact.

Иллюстрированный самоучитель по Microsoft Outlook 2002

Заметки – это электронный эквивалент бумажного блокнота с отрывными листками. Заметки используются для записи вопросов, ценных мыслей, напоминаний и многого другого, что обычно вносится в бумажный блокнот. Кроме того, в заметках удобно хранить сведения, возможно, необходимые в будущем, например указания или текст, который можно вставить в другие элементы или документы.

Работа писателя тесно связана с использованием заметок. Часто во время работы над материалом одной главы в голову приходит несколько замечаний, которые необходимы в другой или третьей главе. Или вдруг в голову приходит краткое, емкое определение термина (в виде заметок), которое вы хотите записать, чтобы не забыть использовать его позже.

Читайте так же:
Как искать в глобальном списке адресов Outlook с помощью расширенного поиска?

Тем не менее, запись таких мыслей в бумажных блокнотах занимает гораздо больше времени, поскольку потом приходится переносить информацию в документ Word. Однако при использовании Outlook Notes этот процесс занимает считанные секунды. Не говоря уже об инструментах поиска Outlook, которые помогают найти нужную заметку в течение нескольких секунд, тогда как поиск среди хаотичных записей в бумажных блокнотах может занять вечность.

В этой главе рассказывается о создании ноты, изменении ее параметров и основных принципах работы с ней.

Создание заметки и ее представления

Перейдите в папку Заметки, затем нажмите кнопку Создать или дважды щелкните на том месте в окне просмотра информации, где вы хотите создать заметку. Появится пустая заметка с текущей датой и временем, в которую можно ввести текст (рис.) 5.1).

Невозможно набрать определенный объем текста, но если он превышает стандартный размер заметки, вы можете свободно прокручивать его. Во-первых, у нас есть заголовок заметки.

Иллюстрированный самоучитель по Microsoft Outlook 2002 › Основы Outlook › Заметки. Создание заметки и ее представления.
Рис. 5.1. Форма Заметка

Совет
Для быстрого перехода от начала заметки к концу и обратно используйте сочетания клавиш CTRL + End и CTRL + Home соответственно
.

Outlook запоминает размер окна заметок и при необходимости может повторить его позже, перетащив курсором границы окна.

Замечание
Вообще говоря, можно увеличить размер окна заметки до размеров экрана двойным щелчком мыши по полоске вверху заметки
.

После ввода текста закройте заметку, и изменения автоматически сохранятся.

Хотя заметки являются самым простым элементом Outlook, но даже они имеют возможность группировки по категориям. Более того, можно связывать с заметками контакты и изменять цвет заметок. Последнее свойство очень удобно для сортировки заметок по важности, например лиловый цвет – очень важная заметка.

Пример 5.1. Примечания к редактированию.

  • <В форме Заметки в верхнем левом углу (рис. 5.2) >
  • Цвет › Лиловый
  • Категории…
  • Имеющиеся категории Мысли
  • ОК
  • Контакты…
  • Контакты
  • Элементы <Контакт>
  • ОК
  • Закрыть

Иллюстрированный самоучитель по Microsoft Outlook 2002 › Основы Outlook › Заметки. Создание заметки и ее представления.
Рис. 5.2. Контекстное меню заметки

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector