Auditportal.ru

Аудит Портал
1 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как найти битые ссылки в Excel?

Как получить данные из закрытого файла Excel

Получение данных из закрытых файлов Excel — тема сегодняшнего урока. В прошлый раз мы использовали макрос для решения той же задачи. Теперь посмотрим, как обойтись без него.

Способ №1

Мы будем использовать формулу цепочки, которая является самым простым и прямым способом сделать это. Представим себе такую картину: Имеется папка с несколькими книгами Excel; в каждой книге несколько листов, заполненных данными; эти данные необходимо собрать в один общий файл.

Как получить данные из закрытого файла Excel

Соответственно, книга «Итого» должна собирать из файла «Магазины» название магазина за определенный месяц и из файла «Продажи» сумму продаж по магазину за каждый месяц.

Мы рассмотрим строку формул книги «Итого» на рабочем листе «январь».

Как получить данные из закрытого файла Excel

Хитрость заключается в том, чтобы указать путь к папке с файлом через запятую, заключить имя файла в квадратные скобки, а затем с помощью восклицательного знака указать адрес ячейки, откуда берутся данные.

Как получить данные из закрытого файла Excel

То же самое касается названия магазина, которое загружается из файла «Stores».

Короче говоря, имена и пути файлов должны быть правильными.

Способ №2

Напоминаем, что если у вас Excel версии 2013, вам необходимо дополнительно установить этот модуль. Если Excel 2016, то он уже включен.

Выберите «Из файла Excel» из выпадающего меню «Из файла» на вкладке «Power Query» (Запрос мощности).

Как получить данные из закрытого файла Excel

В появившемся окне выберите файл, из которого вы хотите выгрузить информацию.

Как получить данные из закрытого файла Excel

Затем выберите информационные листы, которые вы хотите загрузить. Нажмите на поле «Несколько элементов» и отметьте листы.

Как получить данные из закрытого файла Excel

При выборе «Table» в качестве кнопки «Upload To» информация будет выгружена на новые листы. Все листы необходимо выгружать по одному, если вы хотите, чтобы все было на одном.

Как получить данные из закрытого файла Excel

Каждый лист будет загружен в таблицу «Итого», и данными можно будет манипулировать по желанию.

Как получить данные из закрытого файла Excel

При наведении курсора на часть запроса отображается подробная статистика для этого элемента Power Query.

Существует два метода извлечения данных из закрытых файлов Excel. Удачи всем!

Ссылки в Excel

Ссылки в Excel обычно используются для вычисления формул. Вы можете ссылаться на другую ячейку, а также на ячейку из другой электронной таблицы или из другой книги. С помощью гиперссылок можно открыть любую программу или рабочую книгу Excel. Именно об этом и пойдет речь в данной статье.

Читайте так же:
Как игнорировать пустые или нулевые ячейки при условном форматировании в Excel?

Абсолютная и относительная ссылка на ячейку в Excel

Как вы заметили, когда вы вставляете формулы в документ Excel, строка формул содержит адреса ячеек, в которых находятся данные. По умолчанию ссылки на ячейки вставляются как относительные ссылки.

Ссылки в Excel

Относительные ссылки позволяют изменять адрес ячеек по строкам и столбцам при копировании формулы в другое место документа. Это означает, что если вы скопируете формулу из ячейки A3 в ячейку C3, то для вычисления суммы будут использоваться адреса новых ячеек C1 и C2.

Использование относительных ссылок удобно, если вам необходимо ввести в документ много одинаковых формул, например, при заполнении таблицы.

Рассмотрим следующий пример. В таблице отображается название товара, его цена и количество проданных единиц. Давайте рассчитаем общую сумму для каждого товара. Эта формула записана в ячейке D6: =B6*C6. Ссылка на ячейки в формуле относительна, как вы видите.

Чтобы не писать формулу в каждой строке, выделите ячейку D6, нажмите на маркер в правом нижнем углу ячейки, а затем растяните его на нужные ячейки.

Вычисленные значения будут скопированы из формулы. Если вы хотите убедиться в правильности формулы, выделите любую ячейку с результатом, и под строкой формул вы увидите, какие ячейки были использованы для расчета. Также можно дважды щелкнуть по ячейке.

Абсолютная ссылка позволяет привязать конкретную ячейку в строке и столбце для вычисления формулы. Таким образом, при копировании формулы ссылка на эту ячейку не изменится.

Для абсолютной ссылки на ячейку в Excel необходимо добавить символ валюты «$» перед названием столбца и строки. Если вы хотите сослаться на конкретный адрес ячейки, установите курсор в строке формул после адреса и нажмите «F4». В примере абсолютная ссылка на ячейку A1 используется для вычисления суммы в ячейке A3.

Вычислим сумму ячеек D1 и D2. В ячейку D3 скопируем формулу из A3. Как видите, результат равен 25 вместо 24, потому что в формуле использовалась абсолютная ссылка на ячейку $A$1. Поэтому в расчете использовались не ячейки D1 и D2, а ячейки $A$1 и D2.

Читайте так же:
Как найти и получить максимальное или минимальное значение из списка буквенно-цифровых данных в Excel?

В следующей таблице приведено название товара и его себестоимость. Чтобы определить цену товара для продажи, необходимо рассчитать НДС. Значение НДС в ячейке B9 составляет 20%. Ячейка C6 содержит формулу расчета.

Копирование формулы в другую ячейку не даст нам того же результата. В данном случае для расчета будут использоваться ячейки B10 и B11, которые еще не заполнены значениями.

Для этого случая необходимо использовать абсолютную ссылку на ячейку $B$9, чтобы формула всегда вычислялась на основе значения в этой ячейке. Теперь вычисления верны.

Нажатие «F4» второй или третий раз после адреса ячейки в строке формул приводит к смешанной ссылке в Excel. В результате копирование может не изменить строку — $A1 — или столбец — $A1.

Ссылка на другой лист в Excel

Ссылка на другой лист Excel полезна, если вам необходимо использовать значения из других листов Excel в расчетах по формулам.

Ссылка на ячейку из другого рабочего листа в формуле будет выглядеть следующим образом: Sheet1!A1 — имя листа, восклицательный знак, адрес ячейки. Если в имени рабочего листа используется пробел, он должен быть заключен в одинарные кавычки: «Итоговые» — «Итоговые»!A1.

Рассчитаем сумму НДС по товарам. Расчет по формуле будет производиться на Листе 1, значение НДС на листе под названием Все константы.

Для расчета формулы потребуется значение, записанное в ячейке B1 на рабочем листе «Все константы».

Вернитесь к Листу1. Вы напишете формулу для расчета НДС в ячейке C6: «=», выделите ячейку B6, а затем сделаете ссылку на ячейку B1 на отдельном листе.

Чтобы формула правильно вычисляла значения в других ячейках, необходимо сделать ссылку на ячейку B1 абсолютной: $B$1, и распространить ее на весь столбец.

При переименовании листа Все константы в Все константы1111 формула будет автоматически обновлена. На листе Все константы, если изменить значение в ячейке B1 с 20% на 22%, формула будет пересчитана.

Читайте так же:
Как извлечь миллисекунды из времени в Excel?

Название другой книги Excel следует заключать в квадратные скобки при ссылке на нее в формуле. Например, давайте сделаем ссылку в ячейке A1 книги под названием Book1 на ячейку A3 книги под названием References. Для этого поставьте в ячейке A1 «=», в квадратных скобках напишите название книги с расширением, затем название листа из этой книги, поставьте «!» и адрес ячейки.

Эта книга должна быть открыта.

Ссылка на файл или гиперссылка в Excel

Иногда необходимы ссылки между документами Excel и внешними файлами. Наша цель будет достигнута благодаря использованию гиперссылок.

Выделите ячейку, в которую необходимо вставить гиперссылку. Это может быть как число, так и текст или рассчитанная формула, или пустая ячейка. Перейдите на вкладку «Вставка» и кликните по кнопочке «Гиперссылка».

Создайте ссылку на другую книгу Excel. В поле «Ссылка на» выберите «файл, веб-сайт». Найдите нужную папку на компьютере и выберите файл. В поле «Текст» можно изменить заголовок, который отображается в ячейке — это возможно только в том случае, если изначально ячейка была пустой. Нажмите OK.

При нажатии на созданную гиперссылку откроется рабочая книга Excel с именем Список.

Как вы видите, Excel позволяет использовать ссылки нескольких видов: относительные, абсолютные и смешанные. В формуле можно сослаться на другую ячейку, другой лист или другую книгу. Кроме того, вы можете использовать гиперссылки, описанные в статье, чтобы открыть нужную программу или книгу Excel.

Циклические ссылки в excel

Среди пользователей Excel циклические ссылки Excel широко воспринимаются как ошибка.

Между тем, именно циклические ссылки в excel способны облегчить нам решение некоторых практических экономических задач и финансовом моделировании.

Эта статья призвана ответить на вопрос: всегда ли круговые ссылки — это плохо? И как правильно с ними работать, чтобы получить максимальную отдачу от их вычислительного потенциала.

Сначала давайте разберемся, что такое циклические ссылки в wexcel 2010.

Циклические ссылки возникают, когда формула в одной ячейке ссылается на себя через другие ячейки.

Например, ячейка С4 = Е 7, Е7 = С11, С11 = С4. В итоге, С4 ссылается на С4.

Читайте так же:
Как легко скопировать и вставить диапазон или диаграмму как изображение в Excel?

Вот как это работает

циклические ссылки

На практике связь часто оказывается более сложной; например, результаты вычисления одной формулы, иногда весьма замысловатой, влияют на результаты вычисления другой формулы, которая, в свою очередь, влияет на результаты первой. Возникает циклическая связь.

Предупреждение о циклической ссылке

Обнаружить циклические ссылки очень просто. Когда они появляются или существуют в уже созданной книге excel, сразу же появляется предупреждение о циклических ссылках, что в значительной степени описывает суть явления.

предупреждение о циклической ссылке

При нажатии на кнопку OK сообщение закрывается, а в ячейке, содержащей циклическую связь, в большинстве случаев ставится 0.

Предупреждение обычно отображается при первом создании циклической ссылки или при открытии книги, содержащей циклические ссылки. Если предупреждение принято, оно может не появиться при создании последующих циклических связей.

Как найти циклическую ссылку

Циклические ссылки в Excel могут создаваться намеренно для решения конкретных задач финансового моделирования, а могут возникать случайно в виде технических ошибок и недочетов в логике построения модели.

Во-первых, мы знаем, что они существуют, потому что мы сами их создали и смогли определить, зачем они нам нужны.

Во втором случае мы можем вообще не знать, где они находятся, например, когда открывается чужой файл и появляется сообщение о наличии циклических ссылок.

Существует несколько способов найти циклическую ссылку. Визуально, например, формулы и ячейки, участвующие в формировании циклических ссылок в excel, обозначаются синими стрелками.

Если на листе имеется только одна ссылка цикла, в строке состояния будет отображаться сообщение с указанием адреса ячейки.

сообщение о циклической ссылке

Если циклические ссылки имеются на листах, отличных от активного, выводится сообщение без указания ячейки.

Он отобразит сообщение, связанное с первой циклической ссылкой на активном листе, следующей циклической ссылкой после удаления первой и т.д.

Если вы используете программу Bug Finder, вы также можете определить циклические ссылки.

Выберите Найти ошибки из выпадающего списка в группе Зависимости формул на закладке Формулы.

поиск циклических ссылок

Вы увидите адрес ячейки с первым вхождением циклической ссылки. После исправления или удаления вы увидите второе, и так далее.

Читайте так же:
Как защитить разные диапазоны разными паролями в Excel?

Теперь, когда мы знаем, как найти и удалить круговую ссылку, давайте рассмотрим ситуации, в которых в этом нет необходимости. То есть, когда круговая ссылка в Excel приносит нам пользу.

Использование циклических ссылок

Рассмотрим пример использования циклических ссылок в финансовом моделировании. Это поможет нам понять общий механизм итеративных вычислений и вдохновит на дальнейшее творчество.

Нам не часто приходится рассчитывать уровень затрат в финансовом моделировании. Однако иногда нам приходится рассчитывать влияние статьи на финансовый результат. Примером может служить приобретение дополнительных бонусов для продавцов в зависимости от прибыли от продаж.

После ввода всех формул мы имеем циклическую ссылку:

использование циклических ссылок

Однако ситуация не безнадежна. Достаточно изменить несколько параметров Excel, и расчет будет выполнен правильно.

использование циклических ссылок

Дополнительной ситуацией, в которой могут быть востребованы циклические ссылки, является метод взаимного или обратного распределения косвенных затрат между непроизводственными подразделениями.

В Excel эти распределения можно реализовать с помощью циклических ссылок и системы линейных уравнений.

В ближайшее время будет опубликована отдельная статья о методах распределения затрат.

Теперь нас интересует возможность таких расчетов.

Итеративные вычисления

Правильный расчет можно выполнить, только включив в параметрах Excel итерационные вычисления.

Итерационные вычисления — это вычисления, которые повторяются несколько раз, пока результат не будет удовлетворять заданным условиям (условие точности или условие количества выполняемых итераций).

Включить итеративные вычисления можно на вкладке Файл → раздел Параметры → пункт Формулы. Установите флажок «Включить итеративные вычисления».

итеративные вычисления

Как правило, для целей нашего расчета достаточно установленного по умолчанию ограничения на количество повторений и относительную ошибку.

Обратите внимание, что слишком большое количество вычислений может значительно загрузить систему и снизить производительность.

Что касается итерационных вычислений, возможны три сценария.

Если решение сходится, то конечный результат надежен.

Решение расходится, т.е. на каждой последующей итерации разница между текущим результатом и предыдущим увеличивается.

Решение колеблется между двумя значениями, например, после первой итерации значение равно 1, после второй итерации — 10, после третьей — снова 1 и т.д.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector