Auditportal.ru

Аудит Портал
3 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как найти и выделить повторяющиеся абзацы в документе Word?

Как убрать абзацы в Ворде автоматически?

Бывают случаи, когда при написании эссе, курсовой работы или любого другого текста приходится вставлять большие фрагменты текста из другого источника. Этот заимствованный текст может содержать ненужные абзацы, но удалять их вручную один за другим проблематично. Поэтому рассмотрим подробную инструкцию по автоматическому удалению абзацев в Wordboard.

Если вы хотите автоматически удалять лишние абзацы в Word, вы можете воспользоваться функцией автозамены. Вы можете удалять как последовательные символы раздела, так и отдельные символы.

Прежде всего, перед тем как начать убирать абзацы, необходимо включить их отображение на странице редактора. Для этого необходимо в верхней интерфейсной панели программы перейти на вкладку «Главная» и в секции «Абзац» нажать кнопку «Отобразить все знаки» (или можно нажать горячие клавиши Ctrl+* ):

После нажатия кнопки результат будет следующим:

Ниже приводится порядок операций:

  1. Чтобы воспользоваться автоматической заменой абзацев, нужно выделить фрагмент текста, в котором будет осуществлять замена, или не выделять ничего, тогда замена будет произведена по всему тексту в документе.
  2. В верхнем функциональном меню на вкладке «Главная» в подразделе «Редактирование» необходимо нажать на кнопку «Заменить» (или сочетание кнопок на клавиатуре Ctrl+H ):

Когда вы щелкните, появится следующее окно:

  1. В появившемся диалоговом окне переходим на вкладку «Заменить». В поле «Найти» необходимо вставить искомый знак абзаца для замены, но мы к сожалению не знаем его обозначения. Поэтому ставим курсор в поле и нажимаем в окне кнопку «Больше >>». В результате диалоговое окошко станет выглядеть так:

  1. Далее нажимаем на кнопку «Специальный». В результате появляется список доступных знаков для поиска или замены. Среди них находим «Знак абзаца» и нажимаем на него:

В результате в заполняемом поле появится символ «^p», который и будет использоваться для дальнейшей замены:

  1. Далее в поле «Заменить на» ничего не пишем (или можно вставить символ пробела, нажав на клавиатуре соответствующую клавишу), а затем нажимаем кнопку «Заменить», если нужно заменить один абзац, или кнопку «Заменить все», если нужно убрать все абзацы в тексте в Ворде. В итоге получим:

Примечание! Если нужно заменить два знака абзаца на какой-то один символ, то в поле «Найти» пропишите «^p^p». При большем их числе пропишите соответствующее число раз «^p».

Как найти и выделить повторяющиеся абзацы в документе Word?

Компьютерные шпаргалки от Константина Фёста
(основано на Windows 7 Максимальная и MS Office 2010)

Читайте так же:
Как конвертировать doc. в docx. в слове

Как выделять текст с одинаковым форматированием

Довольно часто возникает необходимость изменить форматирование частей текста, которые уже имеют это форматирование.

Предположим, у вас есть документ, в котором подзаголовки выделены жирным шрифтом, который необходимо подчеркнуть.

Неопытный пользователь в этом случае начнет вручную прокручивать документ, искать все эти подзаголовки, выделять каждый из них отдельно и изменять его форматирование.

Word включает в себя множество инструментов автоматизации, которые могут облегчить выполнение рутинных задач, но лишь немногие пользователи знают, как их использовать.

Создатели текстового редактора подготовили кое-что для вышеупомянутого сценария.

Это инструмент, который я называю "Выделение по формату". Его суть в том, что если вы укажете Ворду текст с определенным форматированием и примените этот инструмент, то будут найдены и выделены участки текста с аналогичным оформлением по всему документу. А уже после того как они выделены, вы можете одним махом изменить оформление всех этих частей текста.

Она работает следующим образом.

В процессе чтения документа необходимо установить курсор на область текста, которая будет выступать в качестве образца. Когда инструмент применяется, программа выделяет сегменты текста с таким оформлением.

Затем, находясь на вкладке меню "Главная", нужно нажать кнопку "Выделить" и выбрать там пункт "Выделить текст, имеющий такой же формат" (кликните на картинке, чтобы увеличить):

Вуаля! Весь текст с соответствующим форматированием выделяется (красные стрелки):

Теперь вы можете легко удалить полужирное и подчеркивание (или другие элементы оформления), используя соответствующие кнопки.

Однако у этого метода есть особенность, о которой вам следует знать. Вы, вероятно, заметили, что некоторые части текста, которые также выделены жирным шрифтом, не были выделены в результате использования этой функции (зеленые стрелки).

Это происходит потому, что при поиске текста с форматированием, как в примере, функция рассматривает и другие варианты оформления (не только полужирное начертание). Части текста, которые не были выделены этим инструментом в результате применения его к маркированному списку, являются обычным текстом.

Желаю вам успеха в разработке этой полезной функции!

Напишите в комментариях, какие еще вопросы и проблемы Word актуальны для вас.

И не забывайте о возможности заказать видеокурс "Античайник", который делает из новичков уверенных пользователей компьютера:

И если вам понравилась шпаргалка, порекомендуйте ее своим друзьям в социальных сетях, отправьте кому-нибудь по электронной почте или распечатайте. Все это можно сделать с помощью следующих кнопок:

Читайте так же:
Как изменить шрифт и размер шрифта во всех текстовых полях в документе Word?

Константин Фоэст, 2014 г. р.

Все права зарезервированы.

Использование материалов данного сайта без разрешения автора запрещено и преследуется по закону.

11 заповедей Word

Если вы измените форматирование, возможно, придется вставлять или вынимать их заново.

1. Чтобы поставить отступ первой (красной) строки, используйте треугольный маркер или выберите пункт меню Формат | Абзац… В поле Отступ | Первая строка задайте нужное значение. Стандартный отступ – 1,27 см. Не используйте для вставки отступов табуляторы.

2. Чтобы текст был по центру страницы, либо справа, щёлкните по нужной кнопке на панели инструментов.

Вы можете использовать клавишу Tab после заголовка, чтобы разделить заголовок и подпись. Теперь щелкните по линейке. Угол станет черным, как маркер. В пункте меню Формат можно настроить дополнительные параметры (выравнивание, заливка).

Таким простым способом можно создавать целые таблицы. При необходимости вы можете использовать пункт меню Формат | Табулятор для выбора заполнителей для пробелов и выравнивания. Чтобы удалить курсор, перетащите его в сторону от экрана.

4. Чтобы текст находился в правом углу, но был выровнен по левому краю, переместите квадратный маркер вправо или выберите Формат | Абзац. в поле Отступ слева выберите нужное значение.

5. Чтобы сочетания «4 км. Слова «Пермь», «По» в конце строки не разрываются. Вместо того чтобы вставлять пробел после номера и символа населенного пункта, нажмите Ctrl+Shift+Пробел. При перечислении аббревиатур населенных пунктов перед аббревиатурой метрических измерений вставляйте неразрывные пробелы. Расстояние (километр) между инициалами и фамилией А. Б. Иванова, после разделения цифр 1 000 000 вставлен знак числа No.

Чтобы присвоить тексту пробелы, выберите вкладку Формат | Шрифт…. В поле Spacing выберите Occasional и установите желаемый интервал между буквами. Это обеспечивает правильное расстояние между словами в тексте.

Все лишние пробелы и табуляции в начале и конце строк удаляются путем выделения текста, установки выравнивания по центру, а затем возвращения выравнивания.

Чтобы удалить все лишние пробелы в тексте, выберите Правка | Заменить. В поле Найти введите два пробела (дважды щелкните по пробелам). В поле Заменить на введите один пробел. Нажмите Заменить все . Возможно, в тексте было три пробела. Щелкните еще раз.

Включите отображение невидимых символов для их просмотра ¶. Тогда пробелы отображаются точками «·», табуляция стрелочкой «→», неразрывный пробел кружком «°».

Читайте так же:
Как зашифровать документы в Word?

2. Не вставляйте лишние абзацы (не жмите Enter каждый раз)

Если вы измените форматирование, возможно, потребуется снова вставить или удалить его.

1. Чтобы задать расстояние до (после) заголовка главы, раздела, измените Формат | Абзац. Вам нужно будет увеличить значение параметра До (После) в поле Интервал.

2. Чтобы текст (например, новая глава) всегда начинался с верхней части страницы, выберите Вставка | Разрыв | Начать новую страницу.

Второй вариант — выбрать Формат | Раздел…. Вкладка Положение страницы . В поле Из новой страницы выберите .

Вы можете предотвратить появление заголовка главы или раздела внизу предыдущей страницы, выделив его, а затем выбрав Формат | Абзац. Вкладка Положение страницы . Убедитесь, что установлен флажок Не отделять от следующего.

3. Не нумеруйте вручную абзацы

Чтобы изменить нумерацию, переставить их местами или вставить новый абзац.

Чтобы автоматически пронумеровать строки, выделите нужные, щелкните по кнопке Нумерация на панели инструментов, либо выберите пункт меню Формат | Список… Через меню можно автоматически создавать сложные многоуровневые списки вида «1.1», «1.1.1» или автоматически дополнять нужными символами «Глава 1», «Глава 2»

4. Не вставляйте вручную переносы слов

Чтобы автоматически вставлять дефисы в текст, выберите Инструменты | Язык | Дефисы…. в меню. Установите флажок Автоматический дефис.

Иногда бывает трудно перенести слова, написанные через дефис (черное и белое). Нажмите Ctrl+- (знак тире), чтобы вставить мягкий перенос.

Если слова не переносятся, проверьте язык документа Сервис | Язык | Выберите язык… Выберите Русский, снимите флажок Не проверять орфографию, установите флажок Автоматически определять язык.

Выбор Формат -> Абзац позволит перенести слова. Вкладка Положение на странице. Отключите флажок автоматического переноса слов через дефис.

В заголовках дефис не используется — установите флажок Автоматически отключить дефис.

5. Не нумеруйте страницы вручную

Выберите меню Вставка | Номер страницы .

2. Чтобы изменить формат номера страницы, дважды щелкните по нему или выберите Вид | Колонки . Щелкните рамку номера страницы и измените форматирование. Чтобы вернуться к тексту, дважды щелкните в любом месте текста.

3. Чтобы удалить номера страниц во всем тексте, перейдите к заголовкам, щелкните в поле номера страниц и нажмите Delete.

6. Не вставляйте сноски вручную

1. Сноска будет вставлена.

2. Поместите эту кнопку на панель инструментов.

7. Не набирайте заново уже набранный текст

1. если вы ошиблись при наборе или удалили нужный текст, выберите пункт меню Правка | Отменить.

Читайте так же:
Как изменить цвет комментария в документе Word?

2. Если какой-либо текст был набран ранее, даже в другом документе, найдите его, выделите, выберите Правка | Копировать. Перейдите в нужное место документа, выберите пункт меню Правка | Вставить. Правка > Выделить все выделит весь текст.

Перетащите текст, выделив его, подведя к нему курсор и щелкнув. Выберите выделенный фрагмент и перетащите его в нужное место. При перетаскивании следует удерживать Ctrl, чтобы скопировать текст, а не переместить его.

8. Активней используйте клавиатуру

Многие действия выполняются гораздо быстрее с помощью клавиатуры, чем с помощью мыши.

Перемещайтесь по тексту с помощью клавиш управления курсором (вверх, вниз, вправо, влево). Для перехода к целому слову удерживайте нажатой клавишу Ctrl.

Вы можете перейти к началу или концу строки с помощью клавиш Home и End. Если удерживать нажатой клавишу Ctrl, можно перейти в начало или конец документа.

Переход по странице осуществляется с помощью клавиш PageUp, PageDown.

4 Удерживая Shift, используйте вышеуказанные клавиши для быстрого выделения текста. Например, чтобы выделить абзац текста от текущего местоположения до начала строки, нажмите Shift+Home, чтобы выделить абзац текста от текущего местоположения до начала строки. Чтобы выделить слово, нажмите Shift+Left, чтобы выделить слово.

5. С помощью мыши можно выделить участок текста на нескольких страницах, не пропуская несколько дополнительных страниц. Щелкните мышью в начале текста и нажмите Shift. С помощью колеса прокрутки или полосы прокрутки прокрутите текст до нужного места, а затем щелкните в конце текста. В Проводнике файлы можно выбирать таким же образом.

6. Используйте Shift+Delete (Ctrl+X), чтобы вырезать текст в буфере обмена.

Ctrl+Insert (Ctrl+C), чтобы скопировать

Для вставки используйте Shift+Insert (Ctrl+V).

Обязательно обратите внимание на сочетания клавиш, указанные в меню. Например, вы можете сохранить документ, выбрав Файл | Сохранить . Вы также можете нажать кнопку на панели инструментов. При желании вы можете нажать Ctrl+S. Сервис | Настройка | Команды | Клавиатура позволяет назначить любую желаемую команду.

7. Для ввода римских цифр не используйте русские буквы и цифры. В отличие от русских Ш тип три латинская III, Й тип V, 1 тип I и т.д.

9. Чаще используйте стили

Используйте стиль текста. Помечайте элементы одного типа (заголовки, подзаголовки, заголовки разделов, подзаголовки, даты) одинаковым стилем — это поможет вам при быстром изменении форматирования в одно и то же время. Этот стиль позволяет автоматически составлять оглавление со всеми заголовками и номерами страниц, обозначенными соответствующим образом.

Читайте так же:
Как изменить направление текста в Word?

Не изменяйте шрифт, выравнивание заголовков, помеченных стилями, нажимая кнопки на панели инструментов. Изменить формат заголовков по всему тексту, например, сделать выравнивание по центру слева вместо выравнивания справа, можно, изменив стиль — пункт меню Формат | Стили и форматирование. При этом все заголовки изменятся одновременно.

Сервис | Настройка автоматического обмена… . Вкладка Автоматическое форматирование при вводе, в поле Автоматически определять стили при вводе флажок не установлен.

10. Не создавайте вручную оглавления

Каждая страница должна быть переделана вручную, если вы вносите изменения в форматирование или добавляете новые главы.

1. Пометьте заголовки глав стилем Заголовок 1 . Пометьте подзаголовки стилем Заголовок 2. При необходимости измените шрифт, выравнивание, интервал — пункт меню Формат | Стили и форматирование

2. Вставьте оглавление и индекс, щелкнув вкладку Вставка. Вкладка Оглавление . Выберите нужный вид.

3. Оглавление можно обновить, щелкнув по нему правой кнопкой мыши, выбрав «Обновить поле» или вставив его снова, чтобы заменить оригинал.

11. Не создавайте вручную указатели терминов (именные, географические)

Если вы меняете формат, добавляете новые главы, новые страницы, вам придется все переделывать вручную.

1. Выделите нужный термин. Нажмите Alt+Shift+X. Отметьте все похожие термины в тексте, нажав кнопку Отметить или Отметить все.

Нажмите кнопку ¶ , чтобы были видны коды – .

2. В меню Вставка щелкните ссылку для оглавлений и указателей. Вкладка Оглавления . Выберите нужный вид.

3. После вставки, изменения терминов, изменения страниц щелкните правой кнопкой мыши на индексе, выберите пункт меню Обновить поле.

4. Чтобы вставить еще один указатель, его термины надо помечать особым образом – добавить тип указателя – . Текст указателя будет формироваться кодом – . Таким способом можно вставлять сколько угодно типов указателей. Код формирования указателя можно уви-деть, нажав правой кнопкой по указателю и выбрав пункт меню Коды/Значения полей.

Заключение

Обязательно прочитайте справку — выберите Help | Help: Microsoft Word в меню. В Справке вы в любой момент можете найти решение проблемы и научиться чему-то новому. Все это тоже есть в Справке.

Вы можете вызвать справку клавишей F1 в любой программе или окне.

Следуя этим советам, вы сможете набирать и форматировать тексты в Word намного быстрее и точнее.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector