Auditportal.ru

Аудит Портал
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как заставить пользователя выбирать данные из списка в Excel?

Создание списка в Excel

Список ExcelСоздание списков инструментами Excel дает возможность не только сделать этот процесс максимально быстрым, но и унифицировать написание тех или иных слов и терминов. Последнее непосредственно касается создания так называемых выпадающих списков.

Списки для сортировки и заполнения

Списки для сортировки и заполнения состоят из элементов, расположенных в строгой последовательности, и являются циклическими. Примерами таких списков являются дни недели, месяцы года и т.д.

В Excel нет необходимости вводить в каждую ячейку еще один день недели. Например, достаточно один раз ввести в ячейку «Понедельник», а затем автоматически заполнить следующие строки или столбцы данными с помощью мыши. Для этого щелкните по углу ячейки и перетащите ее в нужное место.

дни недели

В меню «Списки», которое находится в основных параметрах Excel, можно настроить параметры такого списка. Перейдите к пункту «Редактировать списки» и щелкните его. В этом окне отображаются существующие списки, а также можно создать новые. В окне «Элементы списка» необходимо последовательно установить каждую часть, а затем «добавить» каждую в список. Вы также можете импортировать списки непосредственно из листа Excel, выбрав нужный диапазон.

Редактирование списка

Создание выпадающих списков

Выпадающие списки не только позволяют вставлять в ячейку только предопределенные значения, но и предотвращают ошибки при вводе элементов из списка. Чтобы список появился в выпадающем окне, он должен быть создан заранее. Это можно сделать как в открытой электронной таблице, так и в другой таблице Excel.

Создание выпадающего списка с источником на этом же листе

Чтобы использовать выпадающий список, необходимо сначала создать список. Списки создаются и проверяются на одном и том же (открытом) листе бумаги после их создания. Затем выберите ячейку или ячейки для вставки данных и откройте окно «Проверка вводимых значений», которое появляется при следовании по пути данные/работа с данными/проверка данных.

Читайте так же:
Как легко объединить текст на основе критериев в Excel?

создание выпадающего списка

В этом окне выбираем тип данных — список, в строке источник указываем диапазон ранее созданного списка-источника. Можно ввести этот диапазон с клавиатуры, но легче это сделать, просто выделив его мышью. После нажатия кнопки ОК увидим, возле нашей ячейки показывается стрелочка, при нажатии на которую выпадает наш перечень.

Создание выпадающего списка с источником на другом листе

Использование списка источников на одном и том же активном рабочем листе не очень удобно, так как вы можете «непреднамеренно» изменить содержимое списка. Поэтому лучше «спрятать» этот список на другом листе и заблокировать доступ к нему.

Из-за этого описанный выше метод не будет работать. окно открыто, мы не можем попасть на другой лист, чтобы выбрать или определить диапазон ячеек исходного списка. С этим случаем можно справиться, присвоив имя исходному списку.

Делаем так: создаем список данных на листе, затем выделяем его и даем ему имя, переходим на вкладку формулы/имя (под заданными именами) и в появившемся окне даем имя списку. Если мы не выделили список ранее, то определите диапазон ячеек.

присвоение списку имени

Переходим к выпадающему перечню на другом листе. Выделяем ячейки рабочего поля редактор, в которые будем вставлять элементы списка, открываем окно проверки… . В типе данных указываем список, в источнике ставим знак равенства и имя требуемого списка.

источник по имени

Как скрыть лист с источником списка

Рекомендуется как можно реже открывать исходный лист выпадающего списка, чтобы случайно не внести в него ненужные изменения. Для этого электронную таблицу можно защитить и скрыть с помощью пароля. Чтобы скрыть рабочий лист, щелкните правой кнопкой мыши на ярлыке и выберите Скрыть из отображаемого списка команд.

скрыть лист

Поэтому Excel предлагает больше возможностей для создания списков, даже по сравнению с текстовым процессором Office Word.

Читайте так же:
Как изменить или увеличить размер шрифта в строке формул?

Как сделать выпадающий список в Excel?

Как сделать раскрывающийся или выпадающий список в Excel?

Для обработки большого количества данных, выполнения расчетов и создания таблиц пользователи чаще всего используют программу Excel. Для выполнения расчетов и оформления все необходимые данные вводятся вручную в соответствующую ячейку листа, и чтобы несколько упростить этот процесс, можно сделать выпадающий список в Excel. Однако его настройка также предполагает первоначальный ручной ввод всех данных, и далее мы более подробно рассмотрим, как создать выпадающий список в Excel, чтобы список значений находился на другом листе, а не загромождал основной лист.

Выпадающий список Excel создается прежде всего для того, чтобы предотвратить ввод неверной информации, предоставляя для ввода только те значения, которые содержатся в созданном списке. Выпадающие списки в Excel довольно просты в создании. Самое сложное — подготовить полный список допустимых значений для ввода, оформив его в виде одного столбца или строки без пустых ячеек.

Для начала рассмотрим простой пример создания выпадающего списка в Excel 2010, создав список допустимых значений на том же листе. Для примера создадим список с определенным диапазоном чисел, который ограничивает числа до нужной нам ячейки. Затем установите курсор в том месте, где должен находиться раскрывающийся список Excel, и перейдите на вкладку Данные, где в области Обработка данных вы найдете пункт Проверка данных. Если нажать на стрелку, появится дополнительное меню с тем же пунктом «Валидация данных».

На вкладке «Параметры» окна, которое появляется после выбора этого пункта, необходимо настроить проверку достоверности введенных данных. Затем выберите «Список» в столбце «Тип данных:» и выделите диапазон ячеек в столбце «Источник:», содержащий список допустимых значений. После этого при нажатии на выбранную ячейку появится стрелка, при нажатии на которую появится список допустимых значений, из которых вы сможете выбирать.

Читайте так же:
Как изменить размер существующего именованного диапазона в Excel?

Настройка выпадающего списка в Экселе

Пример раскрывающегося списка в Экселе

Кроме того, можно настроить различные подсказки, которые будут отображаться в раскрывающемся списке. Excel позволяет настраивать выпадающие списки с двумя элементами: «Заголовок:» и «Сообщение:», которые можно ввести на вкладке «Сообщение для ввода» после выбора опции «Проверка данных».

Настройка всплывающих подсказок для ячейки с выпадающим списком в Excel

Следующий шаг — рассмотреть, как создать выпадающий список в Excel 2010, если список допустимых значений находится в другом документе Excel. На самом деле, все очень просто. Точно так же, как описано выше, мы выбираем лист и диапазон ячеек для источника данных, а затем выполняем процесс выбора источника данных.

Установка диапазона значений для выпадающего списка, находящегося на другом листе

Существует более сложный способ сделать это. Можно присвоить имя диапазону ячеек на другом листе. Для этого выделите их, перейдите на вкладку «Формулы» и выберите «Присвоить имя». Чтобы выбрать диапазон допустимых значений, теперь достаточно указать имя диапазона ячеек после знака равенства.

Задаем имя диапазону ячеек в Экселе

Указываем в источнике только имя диапазона ячеек

Excel выпадающий список по первым буквам

Функция автозаполнения в Excel позволяет легко вводить один и тот же текст в несколько ячеек. Используя функцию автозаполнения, введите в ячейку первые несколько букв вашей записи, и Excel автоматически заполнит ее на основе других записей, которые вы уже сделали в столбце. Помимо сокращения объема текста, который приходится набирать, эта функция обеспечивает правильность и последовательность ввода записей.

Давайте посмотрим, как это работает. Предположим, вы вводите информацию о товаре в столбец. Продукт называется «сахар-песок». При первом вводе гранулированного сахара в ячейку Excel запоминает этот ввод. Позже, когда вы начнете вводить слово «сахар» в этой колонке, Excel распознает слово по первым нескольким буквам и завершит ввод за вас. Нажмите Enter и все готово.

Автозаполнение также автоматически переключается между верхним и нижним регистром. Если вы начнете печатать слово «сахар» (со строчной буквы «с») во второй записи, Excel напечатает букву «с» с заглавной буквы в соответствии с предыдущей записью в столбце.

Читайте так же:
Как извлечь текст до или после тире из ячеек в Excel?

Excel не будет отображать предложение автозаполнения, пока новая запись не совпадет с одной из существующих однозначным образом, если столбец содержит несколько записей, совпадающих по первым нескольким символам. Например, если столбец также содержит продукт с названием «сахар-рафинад», автозавершение не будет реализовано, пока вы не введете либо первую букву слова «песок», либо первую букву слова «рафинад».

Вы также можете получить доступ к версии автозаполнения с помощью мыши, щелкнув правой кнопкой мыши на ячейке и выбрав «Выбрать» во всплывающем меню. Excel отобразит список, содержащий все записи в текущем столбце. Все, что вам нужно сделать, это выбрать нужный (Рисунок 32.1).

Рис. 32.1. Выбор пункта контекстного меню Выбрать из раскрывающегося списка позволяет отображать список записей в столбце

Доступ к списку можно получить даже с клавиатуры: нажмите Shift+F10 для отображения контекстного меню, затем нажмите клавишу K (клавиша быстрого доступа для команды Выбрать из выпадающего списка). С помощью клавиш со стрелками сделайте выбор и нажмите Enter.

Помните, что функция автозаполнения работает только в соседних столбцах ячеек. В случае строки с пустой ячейкой автозаполнение будет анализировать только содержимое ячеек под пустой ячейкой. Чтобы отключить автозаполнение в Excel, в разделе Дополнительно диалогового окна Параметры Excel (выберите Файл * Параметры) выберите кнопку Автозаполнение. Значения ячеек автозаполнения можно выбрать в разделе Параметры редактирования.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector